1on1とは？問題点や効果的に実施するための7つのコツを紹介

011on1とは

1on1とは、個の力を引き出し、成長をサポートする場のことを言います。1on1は週に1度15〜30分程度の短時間で継続的に行われることが多く、その場で話す内容は自由度が高く限定されていません。部下が抱えている悩みや将来的なビジョン等を理解する場にする人もいれば、キャリアアップやチームの発展につながるコミュニケーションの場とする人もいます。

面談との違いとは

1on1と面談の違いについて、プロラグビーコーチ／人材育成プロデューサの二ノ丸氏は、オンライン学習サービスSchooの「1on1に不可欠な心理的安全性と心理的柔軟性」という授業で以下のような、3つの違いを指摘しています。

1on1と面談は、まず目的が異なります。1on1が「個の力を引き出し、成長をサポートする」ことを目的としているのに対して、面談は「相互理解(話し合い)」を目的に実施されます。このように目的が異なるため、会話の方法や動機づけの種類も異なります。1on1は双方向の会話を行いながら、部下の内発的動機を引き出します。一方で、面談は情報を共有したり、報告をもらったりと一方通行の会話で行われ、成長への促し方も外発的動機になる傾向が多いです。

021on1が必要とされる背景

どのような背景から1on1が必要とされているのでしょうか。ここでは主な理由を2つ解説します。

人手不足と離職防止

少子高齢化や人口減少に伴い、労働人口は減少傾向です。優秀な社員が社外に流出してしまうことを避けるため、1on1の重要性が高まっています。部下が上司の指導を受けるといった、リアルなコミュニケーションの減少や対面でのコミュニケーションを避ける人が増えているなどの、状況把握が難しくなっていることも背景の一つです。

働き方の多様化

テレワークや副業の解禁など、多様な働き方を容認する流れが進んでいます。他にもグローバル化や育児・介護にも対応できるような働き方など、人材も多様化しています。このような変化に対応した人材育成が重視されており、対話型のコミュニケーションである1on1の重要性が高まっているのです。

031on1に期待される3つの効果

1on1では大きく以下の3つの効果が期待できます。

上記の効果を得ることで、逆境に強い組織を作ることができます。また高いクオリティを持つ貴重な人材の流出を防止することにもなります。それでは詳しく見ていきましょう。

上司と部下の円滑なコミュニケーション

短い対話を繰り返し行なうことで、上司と部下のコミュニケーションが円滑になります。円滑なコミュニケーションは上司と部下の信頼関係を強めることにもなります。業務に関する意見や問題点の共有がスムーズになることで、業績アップも期待できるでしょう。 1on1は上司にとって部下を知るための機会となり、部下の悩みや課題をフォローできる可能性も高くなります。オープンな雰囲気が作られて職場環境が良くなれば、人間関係を理由とする突然の離職も防ぐことができます。

部下の気づきと成長を促進

上司と部下が共に業務を振り返ることで、良かった点や悪かった点に気づくよう促すことができます。一方的に課題点を指摘されるのではなく、部下が自ら気づき課題点を見つけるのです。 自ら課題点に気づき解決することで、部下は自立的に行動できるようになります。上司からのフィードバックも、怒られていると感じるのではなく、自分が成長するためのサポートとして受け入れやすくなるでしょう。

部下のモチベーション向上

1on1を通した自身の気づきにより課題をクリアする体験は、部下のモチベーション向上につながります。さらに自ら学習し、積極的に提案したり新しいことにチャレンジしたりする原動力にもなります。 また1on1で上司に述べた意見が何らかの形で業務に反映されると、部下は組織の中で存在意義を感じられるでしょう。個々がモチベーションを向上させて高いパフォーマンスを発揮するようになると、組織全体のパフォーマンスも改善されます。

041on1は意味がないと言われる4つの理由

1on1を導入したものの、思っていたほどの効果が得られていないと感じる企業も少なくありません。効果が低いといわれる理由には以下の4つが含まれます。

上記の理由を詳しく見ていきましょう。

世間話で終わってしまうため時間の無駄

上司にとっていきなり部下と対話することは簡単なことではありません。とりあえず1on1を導入してみたものの、30分ほどの短い時間が世間話で終わってしまうことがあります。世間話によって少しは打ち解けるかもしれませんが、意味のある対話とはいえません。 部下にとっては30分でも、10人の部下を持つ上司にとっては300時間です。週または月に300時間を世間話に費やすのは、時間の無駄というほかありません。

かえって部下との関係がギクシャクする

部下のモチベーション向上を目指して行なったにもかかわらず、かえって部下との関係がギクシャクしてしまうケースもあります。そのつもりはないのに質問の仕方がプライベートを詮索しているような響きになり、気まずい雰囲気になるのです。 部下は自分の意見が会社に対する文句だと捉えられて、評価が下がるのを恐れるかもしれません。また意図せずに同じ話題を毎回繰り返すと、「どうせ真面目に聞いてもらえていない」と不信感を募らせることにもなりかねません。

業務多忙によりキャンセルになりがち

1on1の予定を立てたものの、業務上の都合でキャンセルになってしまうケースも少なくありません。業務上のトラブルや緊急の用事は頻繁に発生するものです。その中で1on1はどうしても優先順位が低くなってしまいます。 それに加えて、上司がもともと1on1に積極的でない場合もあります。そうなるとせっかくの予定もキャンセルが続出し、結局立ち消えになってしまうのです。

上司と部下どちらにとっても負担になる

1on1が時間的、心理的に上司、部下のどちらにとっても負担になる場合があります。業務が忙しい中で時間を取ること自体が難しく、上司としてはアドバイスや指示を一言ですませる方が効率的であると考えるかもしれません。 また新しい取り組みゆえに、上司も部下も何を話していいのかわからず、心理的な負担になる場合もあります。一度やってみたもののうまくいかず、トラウマになってしまうこともあります。

051on1の実施方法

自由度の高い1on1ですが、概ね以下のような流れで実施されることが多いです。

具体的にどのようなことを実施すれば良いのか、以下で詳しく説明します。

1.日程調整

まず、1on1の日程調整を行いましょう。スケジュールは上司が自分の都合で一方的に決めるのではなく、部下が参加しやすい日程で調整してください。初めて実施する場合は、どれくらいの時間を週に何回実施するのかも明確にしてあげると良いでしょう。

2.事前準備

1on1は事前準備が重要です。まず、1on1の目的や流れについて、部下に丁寧に伝えておきましょう。具体的には、部下がどんなことを話せるのか、どんな質問をされるのか、1on1の期待される成果などを伝えることが必要です。さらに、上司自身も1on1に向けての事前準備が必要です。部下の業務内容やキャリアプラン、悩みや問題点などについて事前に把握しておき、1on1の時間を有効に活用するという意識が求められます。

3.アイスブレイク

事前準備が万全に済んだら、実際に1on1を始めます。まずは、アイスブレイクで部下が話しやすい雰囲気を作ることを徹底しましょう。例えば、「最近、休みの日は何をしてる？」・「最近読んだ本とかある？」のような相手が話しやすい話題を振ってあげることが重要です。また、アイスブレイクを区切る際には「これから今日のテーマ(事前に設定していたもの)に移るけど、この場での会話は他言しないので、自由に思ったことや考えていることを言ってほしい」と話を聴く姿勢を示しましょう。これは、部下に「自分の話を聞いてくれる場」という認識を持ってもらうと同時に、クローズドな場で他言されないという心理的安全性を与えるという意図があります。

4.本題

アイスブレイク後には、事前に設定していた本題(テーマ)に移ります。何かを決めるという意識ではなく、相手の言葉をひたすら傾聴して理解するということを、まずは意識してみてください。意思決定をしたくなったり、ティーチングをしたくなったりすることもあるかと思います。しかし、1on1の目的は内発的動機を引き出して、個の成長をサポートすることです。あくまでもサポート役であることを認識して、まずは傾聴に徹しましょう。

5.コーチングで気づきを促す

ここまで傾聴に徹してきたので、自分が話したくなる瞬間もあるでしょう。特に、話好きでファシリテーションが得意な管理職は、部下に話をさせずに自分がひたすら話すという状態に陥りやすいです。しかし、あくまでも1on1は部下の内発的動機を引き出し、成長をサポートする場なので、気づきを与えたり、自ら正しい意思決定ができるようなコーチングを中心にコミュニケーションをとってください。

6.部下の感想を聞く

最後に、部下の状態（コンディション）を確認するために、感想を聞きましょう。その際は聞き方にも注意が必要です。「どう思った？」・「感想は？」のような聞き方をしても返答に困る人が多いでしょう。　本題がキャリアデザインについてであれば「今日話してみて、解像度は少し上がった感じする？」、業務内容の悩みについてであれば「〇〇についての悩みは、何%くらい解消できた？」のように、クローズドクエスチョンで回答できるものや、回答の方向性を明確にしてあげるような質問をすると効果的です。

061on1を効果的なものにする7つのコツ

有意義な1on1にするにはコツがあります。ここでは効果的に実施するための7つのコツを紹介します。

1on1には意味がないと結論づける前に、上記の7つのコツを試してみましょう。

上司が1on1の意義を理解する

1on1を導入するにあたり、まず上司が1on1の意義を理解する必要があります。「会社の指示だから」という理由で部下との間に30分を取ったとしても、有意義な対話は期待できません。何よりも部下が上司のやる気のなさを感じてしまうでしょう。 有意義な1on1に上司の育成スキルは必要不可欠です。そして上司が1on1の目的や価値を口に出して説明できるほど理解している必要があります。そのためには管理職を集めて研修を行うなど、事前準備をしてから本格的に導入するのが得策です。

1on1の基本は傾聴

1on1の際に主に話をするのは部下でなければなりません。とはいえ「それではどうぞ！」といわれて何でも話し始める部下はいないでしょう。そこで必要なのが上司の傾聴スキルです。 傾聴とは単に話を聞くことだけでなく、相手の話に共感することも関係しています。部下の意見や悩みに対して正誤を述べるのではなく、同じ立場に立って共感するのです。否定したい気持ちやアドバイスを与えたい衝動を抑えて、部下が話しやすい環境を作ります。

テーマを決めておく

有意義な1on1にするために、前もってテーマを決めておく必要があります。部下一人ひとりは異なるので、設定するテーマも異なります。部下に合わせて業務やキャリアプランなどに関するテーマを設定し、短い時間の間に有益な情報を掴むようにするのです。 テーマはさまざまありますが、主には以下のようなテーマがあります。

業務や組織における課題

部下が日頃感じている業務や組織の課題は取扱いやすいテーマではないでしょうか。 関わっている業務や、チームの課題、上司にしてほしいこと、会社・組織への不満など、さまざまです。部下の悩みに真摯に向き合うことで、部下と上司の信頼関係の構築に繋がります。

モチベーション

部下のモチベーションも1on1で取扱いたいテーマの一つです。モチベーション向上のための話題や、モチベーション低下を防ぐための話題について話をします。業務でストレスになっていることや人間関係で悩んでいることなどを傾聴を通して引き出してみましょう。

目標設定や自己評価

部下の目標設定を一緒に行ったり、部下の自己評価を聞くことも1on1で扱いたいテーマです。今の業務について考えていることや、業務への取り組みに対する自己評価、今後目標にしたいことなどをもとに、上司と部下で話し合いながら目標を設定していきましょう。

健康状態

部下の心身の健康状態についても、1on1でチェックしておくことが大切です。周りに相談できる人がおらず、いつの間にか休職・退職してしまう社員もいます。業務量が多すぎて疲労が溜まっていないか、業務外で休めているか、体調に変化はないかなどを1on1で健康状態について確認して、働きやすい環境を整備するのに役立てましょう。

プライベート

1on1でプライベートについても共有し、信頼関係を構築することも大切です。上司からプライベートについてありのままに共有すると、部下の緊張感が和らぎ、話しやすくなります。話題としては、休日の過ごし方や趣味、時事ネタなど、さまざまです。部下が話したくない話題がある場合は、できるだけ別の話題に変えることが大切です。

時間配分を意識する

アイスブレイクとして雑談でミーティングを開始するのは効果がありますが、30分から1時間ほどの決められた時間を意識して進行させる必要があります。例えば5分ほどのアイスブレイクの後にする質問を決めておくといいでしょう。 部下が話しやすい質問をいくつか用意しますが、上司がその場でアドバイスを与えたり持論を展開してはいけません。時間はあっという間に過ぎてしまうので、できるだけ部下が話せるようにします。ミーティングの終わりには、次回につながる課題を共に設定します。

自他ともに完璧を期待しない

最初から完璧を期待するのではなく、失敗から学びながら改善するように努力しましょう。上司自身にとってもはじめての試みかもしれません。準備の仕方や質問を変えるなど、さまざまな工夫が必要になるでしょう。 1on1の効果が出るには時間がかかります。大切なのは継続することです。1on1に関してわからないことや苦手な点があれば、研修やセミナーなどによって克服することも可能です。

話した内容はメモに取る

複数の部下と繰り返しミーティングするため、話した内容を忘れてしまう可能性があります。ミーティング中は話した内容をメモに取るようにしましょう。そうすることで無駄な繰り返しをして部下のモチベーションを下げることを防止できます。 また話した内容のメモは次回のミーティングの準備に活かすことができます。上司だけでなく部下もメモを共有できるようにすると、認識の食い違いの防止に効果的です。ただし、メモに集中しすぎるあまり事情聴衆のようにならないように注意しましょう。

キャンセルではなくリスケジュール

1on1を予定していた時間に他の業務や緊急の用事が入ることがあります。この場合は、キャンセルするのではなくリスケジュールするようにしましょう。キャンセルすると1on1は簡単にスキップできるものだと認識されてしまいます。 さらにキャンセルを繰り返すことで、上司は部下のことを大切に思っていないと勘違いされ、信頼関係が崩れる恐れもあります。

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カウンセリングマインド基礎 -人を尊重し、信頼を育む-

カウンセリングマインドの基礎理解を目指します。 リーダー・マネージャーのあるべき姿、マインドセット、そして他者と接する上での基本理論を、アドラー心理学の文脈を通じて理解しましょう。第2回以降実施するモデルケース学習に必要な準備を行います。

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08まとめ

目まぐるしく変化する市場、叫ばれる人材不足など、各企業はさまざまな問題に直面しています。そこで1on1は、激しい変化の中でも逆境に強い組織を作るのに効果的な、時代に合った人材育成マネージメントだといえます。 有意義な1on1を実施するために、本記事の7つのコツを意識してみてください。加えて研修やセミナーなどを利用して、上司の育成スキルを磨くのも効果的です。