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1on1とは?問題点や効果的に実施するための7つのコツを紹介

公開日:2021/05/28
更新日:2021/05/31
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1on1とは?問題点や効果的に実施するための7つのコツを紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

人材育成の新たなトレンドとして注目されている「1on1」。国内でもヤフーをはじめとする大手企業が取り入れて、メディアなどでも話題になりました。しかし有名企業の成功例とは裏腹に、思ったような成果が得られないという声も聞かれます。 本記事では、1on1のメリットや期待される効果について振り返ります。それから問題点として指摘される4つのポイントと、1on1を効果的に実施するための7つのコツを紹介します。有意義な1on1となるようぜひ参考にしてください。

 

1on1とは

1on1とは、人事育成を目的で行なわれる上司と部下の個人面談のことです。30分から1時間ほどの短いミーティングを、週または月に1回ほどの高い頻度で行うのが特徴です。

シリコンバレーを中心に数多くの企業で導入されている

1on1は、アメリカのシリコンバレーに集中する世界的IT企業やベンチャー企業を中心に導入されてきました。日本でも外資系IT企業のヤフーが1on1を導入することで成果を上げています。 「ヤフーの1on1―― 部下を成長させるコミュニケーションの技法」(著者:本間 浩輔/出版社:ダイヤモンド社)は2017年のHRアワード書籍部門で優秀賞を獲得し、人事マネージメントの新たなトレンドとして1on1を導入する企業が一気に増加しました。

1on1は部下のための面談

上司と部下の面談といえば、従来から行われている半年に1回の人事面談を思い浮かべることでしょう。しかし1on1と人事面談には大きな違いがあります。人事面談は上司のために行われるのに対して、1on1は部下のために行われる面談です。 人事面談では上司からの一方的な指示や指摘により、人事評価や進捗管理が行われます。それに対して1on1は対話が行われます。部下には意見を発言する場が与えられ、上司は得られた情報を基に部下を本当の意味でサポートすることが可能になるのです。

 

1on1のメリットとは?期待される3つの効果

1on1では大きく以下の3つの効果が期待できます。   ・上司と部下の円滑なコミュニケーション ・部下の気づきと成長を促進 ・部下のモチベーション向上 上記の効果を得ることで、逆境に強い組織を作ることができます。また高いクオリティを持つ貴重な人材の流出を防止することにもなります。それでは詳しく見ていきましょう。

上司と部下の円滑なコミュニケーション

短い対話を繰り返し行なうことで、上司と部下のコミュニケーションが円滑になります。円滑なコミュニケーションは上司と部下の信頼関係を強めることにもなります。業務に関する意見や問題点の共有がスムーズになることで、業績アップも期待できるでしょう。 1on1は上司にとって部下を知るための機会となり、部下の悩みや課題をフォローできる可能性も高くなります。オープンな雰囲気が作られて職場環境が良くなれば、人間関係を理由とする突然の離職も防ぐことができます。

部下の気づきと成長を促進

上司と部下が共に業務を振り返ることで、良かった点や悪かった点を気づくよう促すことができます。一方的に課題点を指摘されるのではなく、部下が自ら気づき課題点を見つけるのです。 自ら課題点に気づき解決することで、部下は自立的に行動できるようになります。上司からのフィードバックも、怒られていると感じるのではなく、自分が成長するためのサポートとして受け入れやすくなるでしょう。

部下のモチベーション向上

1on1を通した自身の気づきにより課題をクリアする体験は、部下のモチベーション向上につながります。さらに自ら学習し、積極的に提案したり新しいことにチャレンジしたりする原動力にもなります。 また1on1で上司に述べた意見が何らかの形で業務に反映されると、部下は組織の中で存在意義を感じられるでしょう。個々がモチベーションを向上させて高いパフォーマンスを発揮するようになると、組織全体のパフォーマンスも改善されます。

 

1on1は意味がないのか?効果が低いといわれる4つの理由

1on1を導入したものの、思っていたほどの効果が得られていないと感じる企業も少なくありません。効果が低いといわれる理由には以下の4つが含まれます。 ・世間話で終わってしまうため時間の無駄 ・かえって部下との関係がギクシャクする ・業務多忙によりキャンセルになりがち ・上司、部下のどちらにとっても負担になる 上記の理由を詳しく見ていきましょう。

世間話で終わってしまうため時間の無駄

上司にとっていきなり部下と対話することは簡単なことではありません。とりあえず1on1を導入してみたものの、30分ほどの短い時間が世間話で終わってしまうことがあります。世間話によって少しは打ち解けるかもしれませんが、意味のある対話とはいえません。 部下にとっては30分でも、10人の部下を持つ上司にとっては300時間です。週または月に300時間を世間話に費やすのは、時間の無駄というほかありません。

かえって部下との関係がギクシャクする

部下のモチベーション向上を目指して行なったにもかかわらず、かえって部下との関係がギクシャクしてしまうケースもあります。そのつもりはないのに質問の仕方がプライベートを詮索しているような響きになり、気まずい雰囲気になるのです。 部下は自分の意見が会社に対する文句だと捉えられて、評価が下がるのを恐れるかもしれません。また意図せずに同じ話題を毎回繰り返すと、「どうせ真面目に聞いてもらえていない」と不信感を募らせることにもなりかねません。

業務多忙によりキャンセルになりがち

1on1の予定を立てたものの、業務上の都合でキャンセルになってしまうケースも少なくありません。業務上のトラブルや緊急の用事は頻繁に発生するものです。その中で1on1はどうしても優先順位が低くなってしまいます。 それに加えて、上司がもともと1on1に積極的でない場合もあります。そうなるとせっかくの予定もキャンセルが続出し、結局立ち消えになってしまうのです。

上司と部下どちらにとっても負担になる

1on1が時間的、心理的に上司、部下のどちらにとっても負担になる場合があります。業務が忙しい中で時間を取ること自体が難しく、上司としてはアドバイスや指示を一言ですませる方が効率的であると考えるかもしれません。 また新しい取り組みゆえに、上司も部下も何を話していいのかわからず、心理的な負担になる場合もあります。一度やってみたもののうまくいかず、トラウマになってしまうこともあります。

 

有意義な1on1にするには?効果的に実施するための7つのコツ

有意義な1on1にするにはコツがあります。ここでは効果的に実施するための7つのコツを紹介します。 ・上司が1on1の意義を理解する ・1on1の基本は傾聴 ・テーマを決めておく ・時間配分を意識する ・自他ともに完璧を期待しない ・話した内容はメモに取る ・キャンセルではなくリスケジュール 1on1には意味がないと結論づける前に、上記の7つのコツを試してみましょう。

上司が1on1の意義を理解する

1on1を導入するにあたり、まず上司が1on1の意義を理解する必要があります。「会社の指示だから」という理由で部下との間に30分を取ったとしても、有意義な対話は期待できません。何よりも部下が上司のやる気のなさを感じてしまうでしょう。 有意義な1on1に上司の育成スキルは必要不可欠です。そして上司が1on1の目的や価値を口に出して説明できるほど理解している必要があります。そのためには管理職を集めて研修を行うなど、事前準備をしてから本格的に導入するのが得策です。

1on1の基本は傾聴

1on1の際に主に話をするのは部下でなければなりません。とはいえ「それではどうぞ!」といわれて何でも話し始める部下はいないでしょう。そこで必要なのが上司の傾聴スキルです。 傾聴とは単に話を聞くことだけでなく、相手の話に共感することも関係しています。部下の意見や悩みに対して正誤を述べるのではなく、同じ立場に立って共感するのです。否定したい気持ちやアドバイスを与えたい衝動を抑えて、部下が話しやすい環境を作ります。

テーマを決めておく

有意義な1on1にするために、前もってテーマを決めておく必要があります。部下一人ひとりは異なるので、設定するテーマも異なります。部下に合わせて業務やキャリアプランなどに関するテーマを設定し、短い時間の間に有益な情報を掴むようにするのです。 テーマはさまざまありますが、一例として部下の価値観を知るために週末の過ごし方などプライベートな部分を引き出せるかもしれません。人間関係や担当中のプロジェクトで悩みがないかを確かめるのもいいでしょう。

時間配分を意識する

アイスブレイクとして雑談でミーティングを開始するのは効果がありますが、30分から1時間ほどの決められた時間を意識して進行させる必要があります。例えば5分ほどのアイスブレイクの後にする質問を決めておくといいでしょう。 部下が話しやすい質問をいくつか用意しますが、上司がその場でアドバイスを与えたり持論を展開してはいけません。時間はあっという間に過ぎてしまうので、できるだけ部下が話せるようにします。ミーティングの終わりには、次回につながる課題を共に設定します。

自他ともに完璧を期待しない

最初から完璧を期待するのではなく、失敗から学びながら改善するように努力しましょう。上司自身にとってもはじめての試みかもしれません。準備の仕方や質問を変えるなど、さまざまな工夫が必要になるでしょう。 1on1の効果が出るには時間がかかります。大切なのは継続することです。1on1に関してわからないことや苦手な点があれば、研修やセミナーなどによって克服することも可能です。

話した内容はメモに取る

複数の部下と繰り返しミーティングするため、話した内容を忘れてしまう可能性があります。ミーティング中は話した内容をメモに取るようにしましょう。そうすることで無駄な繰り返しをして部下のモチベーションを下げることを防止できます。 また話した内容のメモは次回のミーティングの準備に活かすことができます。上司だけでなく部下もメモを共有できるようにすると、認識の食い違いの防止に効果的です。ただし、メモに集中しすぎるあまり事情聴衆のようにならないように注意しましょう。

キャンセルではなくリスケジュール

1on1を予定していた時間に他の業務や緊急の用事が入ることがあります。この場合は、キャンセルするのではなくリスケジュールするようにしましょう。キャンセルすると1on1は簡単にスキップできるものだと認識されてしまいます。 さらにキャンセルを繰り返すことで、上司は部下のことを大切に思っていないと勘違いされ、信頼関係が崩れる恐れもあります。

 

まとめ

目まぐるしく変化する市場、叫ばれる人材不足など、各企業はさまざまな問題に直面しています。そこで1on1は、激しい変化の中でも逆境に強い組織を作るのに効果的な、時代に合った人材育成マネージメントだといえます。 有意義な1on1を実施するために、本記事の7つのコツを意識してみてください。加えて研修やセミナーなどを利用して、上司の育成スキルを磨くのも効果的です。

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