新人教育を効果的に行うコツとは？手法や下手な人の特徴などもご紹介！

新人教育を行う目的

新人社員教育を行う目的や意味は何でしょうか。目的を明確にしておくことで、新人社員教育の内容を決めやすくなります。主な目的をそれぞれ確認しておきましょう。

日々の業務を身につけさせる

早く戦力となるために、まずは日々の業務を身につけさせることが目的となります。業務上で必要となる基本的な知識やスキルを理解、取得してもらいましょう。共通する一般的な知識は座学で学び、その理解を基に現場で実践し習熟度を高めていくという方法や先輩社員が1対１でついて教える方法があります。

社会人としてのスキルを身につける

社会人としてのスキルを身につけることも重要な目的です。具体的にはビジネスマナーや仕事の進め方です。これらを習得させることで社会人としての意識を高く持つことになります。社会人としてのスキルがどの程度身についているかどうかで実務の出来不出来が大きく変わるでしょう。

新人教育が下手な人の特徴

上記のように、新人教育は新人社員にできるだけ早く実務で活躍してもらうために大切です。しかし、教育方法をしっかりと考えなければ失敗につながることもあります。ここではどのような教育方法が失敗につながるのかを紹介します。

感情的に接する

新人教育においては、感情的に接することを極力避けるようにしましょう。新人社員が失敗をしたり、思い通りの成果を上げないときに、思わずかっとなり怒りたくこともあると思います。しかし、感情に任せて自分の思いをぶつけると、新人社員は萎縮してしまいます。近年の新人社員は教育現場で怒鳴られる経験は少ないでしょう。それだけに強く言い過ぎると、パワハラとみなされる懸念もあります。

特に叱るときに気をつけましょう。怒ると叱るは似て非なるもの。人を育てるためには、叱ることが大切です。叱るときには、「お前はダメだ」と人格をそのものに言及すると、プライドが傷つき、自信を失ってしまいます。信頼関係まで壊れてしまうことも。叱るときには、落ち着いた口調で新人社員の行動や言動自体に端的に言及しましょう。

業務内容を詳しく説明しない

業務内容を詳しく説明しない教育方法も失敗に繋がります。指導する側は理解しているつもりでも、新人社員にとっては、初めて目にしたり聞くものばかり。特に、専門用語や社内でしか通じない用語を使う場合に注意が必要です。新人社員が、指導者の話をいちいち遮り質問するのははばかられるもの。1つ1つの業務内容を相手の反応を見ながら、丁寧に説明しましょう。新人社員が都度質問できる雰囲気を作ることも重要です。

作業の目的や意味を伝えない

社員に対して作業の意味、背景、その作業の目的を伝えないと、社員の仕事への意欲が削がれてしまいます。業務に入る前に、目的や意味を知れば、新人社員のモチベーションも上がり、積極性も向上するでしょう。特に、近年の若者は合理的な心理傾向にあると言われます。最終的にどのように会社の利益につながるのかを理解させ、新人社員自身に自分の仕事の価値を自覚させることも大切です。

指摘をする際に改善点を伝えない

社員が失敗した時に、指摘をするだけで改善点を伝えないということも失敗に繋がります。改善点を伝えることで、今度同じ間違いをしないように新人社員自らが対策することが可能となります。また、指摘するだけでなく、改善点を一緒に考えることも有効です。

尚、指摘してばかりだと、社員のモチベーションも下がります。いきなり指摘するのではなく、とにかくまずは褒める。褒めてから改善点を伝えることを心がけましょう。人は承認欲求があります。新人社員のようにまだ自信がない時期に「あれもこれもダメ」と言われると」やる気を大きく低下させることも。「この部分はいいが、この部分はこういう理由で直すとよりよくなる」を伝えるとやる気が上がります。

新人教育を上手く行うためのコツ

新人が気兼ねなく質問できる環境を作る

新人教育を行う際に最初に着手すべきことは、新人が気兼ねなく質問できる環境作りです。新人は基本的に仕事のノウハウやスキルセットが無い状態で新人教育を受けることになります。そのため、上司に質問する場面が多くなります。そんな時に新人が上司に気を遣ってなかなか質問が出来ないと、新人の成長スピードは遅くなります。そのため、新人の教育担当社員の業務量を減らしたり、複数の教育担当社員を設けるなど工夫して新人が気兼ねなく質問できる環境を作ります。

新人の能力と個人の目標を把握する

新人教育を行う環境が整ったら、新人の能力と個人の目標を把握しましょう。新人教育ではOJTなどで実際に新人に仕事を任せて教育するというケースが多くあります。しっかりと新人の能力とそれぞれの目標を把握せずに仕事を任せると、新人にとってその仕事の負担が重すぎる、もしくは軽すぎるという事態に陥ります。そうなってしまうと新人教育はスムーズに進みません。そのため、新人教育で新人に仕事を任せる際にはそれぞれの能力や個人の目標を考慮するようにしましょう。

仕事の意味や目的・背景を伝える

新人教育で失敗する行為の章でも説明しましたが、新人教育では新人社員に仕事の意味や目的・背景を伝えることが非常に重要です。社員のモチベーションを保つために重要であることは先に述べた通りですが、社員が成長して1人で仕事をする際にも、仕事の意味や目的・背景を理解する力が必要になります。そのため、新人社員のうちに仕事の目的はなんなのか、どんな意味があるのか、ということをしっかりと理解させて成長を促すようにしましょう。

フィードバックを行う

新人教育の最後に必ず必要なのがフィードバックです。フィードバックと言っても、ただ単に新人教育を振り返ってどうだったかということを述べるだけでなく、新人教育を通して洗い出された課題や改善点を指摘し、次にどのように改善するかということをフィードバックとして新人に伝えることが大切です。課題や改善点はなかなか自分では気付きにくいものですが、教育担当の社員から直接伝えられることで新人は自分の課題に気づくことができます。そのため、フィードバックは次に活かせるものするように心がけましょう。

新人教育の具体的な手法とは

では、新人教育の具体的な手法にはどのようなものがあるでしょうか。代表的な方法として、OJT研修、OFFJT研修、オンライン研修を用いた方法があります。それぞれの手法の詳細について紹介していきます。

OJT研修

OJT（On the job Training）とは、実際の業務を通して、上司や先輩社員が教育訓練をすることをいいます。多くの企業で実践的で効果的な研修手法の一つとして活用されています。新人社員は、仕事に必要な知識・スキル・技術態度などを意図的・計画的・継続的に指導してもらい、習得します。尚、OJTには様々なメリットがあります。

• ・1対１なので、個人の特性や理解度に合わせた内容で教えられる
• ・実務を通じて育成するので、研修内容と実際の仕事にずれがなく、即戦力になる。
• ・職場の人間関係の構築につながる。
• ・自社特有のスキルを教えられる。
• ・実務の中で教育するので、特別な費用がかからない。

尚、OJTは教える方のスキルが問われます。教える側の指導スキルやマインドセットにより効果は大きく異なるでしょう。

OFF-JT研修

OFF-JT（Off the job Training）は集合研修とも呼ばれ、複数人を集めてセミナー形式で実施されます。実際の業務とは離れた場で実際される点がOJTと大きく異なります。新人社員が入社して、はじめに実施する企業が多いでしょう。講師は人事担当者や管理職など社内で選任されたものが務める場合や、外部に委託する場合もあります。

OFF-JTには次のようなメリットがあります。

• ・大人数に対し、一度に訓練できる。
• ・体系的・理論的に学べることができる
• ・新人社員同士のコミュニケーションが広がる。

尚、実務から離れて行うため、研修終了後の実践が重要となります

オンライン研修

オンライン研修とは、Web会議システムなどのインターネットを通じ、パソコンやスマホを使用して受講する研修のことです。近年多くの企業で取り入れられるようになりました。メリットは次のとおりです。

• ・自分のタイミング・ペースで受講することができる。
• ・全国どこからでも参加することができる。
• ・会場を確保する費用や交通費などのコストを削減できる。
• ・動画なので分かりやすい。

尚、事前のPCやネット回線など通信環境の整備が重要となります。

新人教育におけるOJT研修の重要性

なぜOJT研修は多くの企業で取り入れられているのでしょうか。個人に合わせて指導ができる、新たな予算を組むことなく教育を進められる、即戦力となるという理由以外に、指導員側の育成にもつながるというメリットがあります。どのように育成に役立つのか、新人社員におけるOJT研修の重要性を解説します。

OJT研修は指導員側の育成にも役立つ

OJT研修は指導員側の育成に役立ちます。新人社員の指導を通して、指導員側が成長する機会が多くあります。業務について教える際には、自らがその業務に精通する必要があるでしょう。そして、分かりやすく伝えるスキルもこれまで以上に必要となります。また、指導する時間を取らないといけないため、自分の仕事だけをしていたころより時間の使い方を考えるようになり、タイムマネジメントのスキルもつくでしょう。

新人教育マニュアル作成のポイント

理念や目的などを記載する

マニュアルには、自社の理念や行動指針、その業務の目指すところなどをあらかじめ記載しておくことが大切です。マニュアルを作成しても社員が何のために新人教育を受けるのか、何のために仕事をするのかを理解していなければ意味がありません。さらに、マニュアルに理念や目的・指針となるメッセージなどを記載することで、新人社員が自身の行動を判断する際の基準になります。マニュアルを通じて、自社が求める姿勢や仕事のやり方を理解・浸透させるためにも指針となるメッセージが必要であるといえます。

いつ使用するのかを記載する

マニュアルには、それを使用するタイミングまで漏れなく記載しておくことが重要です。新人社員が困った時に参考にするためのマニュアルではありますが、面倒だからと怠る人がいるかもしれません。しかし、例えば作業手順の中にマニュアルを閲覧するという項目があらかじめ組み込まれていれば、手順通りに行うだけで毎回マニュアルを開くことになります。そのため、いつ、どの段階で使用するのかを明確にしておくことが重要なのです。

新人社員がつまずく傾向があるところを記載しておく

新人社員のつまずきやすいところをあらかじめ記載しておくこともマニュアル作成に置いて大切なポイントです。一般的にマニュアルを作成するのは、人事担当者や新人社員の教育担当者だと思いますが、作成者はすでに業務に慣れた人が多く、新人社員のつまずきやすいポイントに気づかないこともあります。そのため、過去の新人社員がどのようなところにつまずいていたのかをヒアリングし、記載しておくと新人社員もその部分に気をつけてマニュアルを読んで仕事をすることになり、ミスを減らすことができます。

新人教育の指導員と共有すべきこととは

では、指導員を共有すべきことは何でしょうか。いきなり全ての教育を任せてしまうのではなく、事前に目的や育成に役立つ知識を共有しておくと効果的です。

新人社員教育を行う目的

新人社員に仕事の意味や目的を事前に伝える効果と同じです。指導する側にも新人社員教育を行う目的を共有しましょう。目的を知らずに教育をするより、教育終了後の新人社員の姿を知っておくことで教育の計画も立てやすくなります。

人材育成に関する知識

人材育成の手法や知識などをあらかじめ人事からレクチャーしておくと効果的です。指導する側は忙しい時間を割いて新人社員を指導します。人材育成について理解していないとただ億劫だと感じる方もいるかもしれません。企業にとって、とって人材育成は非常に重要です。企業にとって貴重な人的資源を有効に活用し、価値を最大化することで企業戦略を達成するということを理解いただく必要があります。

コミュニケーションに関する知見

指導する側にコミュニケーションのスキルは必須です。新人社員が自ら学ぶ姿勢を引き出すには、指導する側が寄り添い、対話する必要があります。

そのためには、「話すスキル」と「聞くスキル」が重要です。新人社員の立場をよく考えたうえで話すスキルになります。話すスキルには、アサーション、コーチング、プレゼンテーション、ネゴシエーション、聞くスキルには、傾聴、ミラーリングなどがあります。新人社員の指導の前に指導員に研修することも有効です。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

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この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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まとめ

今回は、新人教育を行う意味や内容とは何か、失敗しないためのポイントなども紹介しました。新人社員を行う目的とは、日々の業務を身につけさせる、社会人としてのスキルを身に着けさせることです。また、早期離職防止の意味もあります。そして、新人社員教育を失敗しないためには、新人社員を指導する者と新人社員教育の目的や育成に関する知識を共有することが大切です。ぜひ、この記事を参考に、効果的な新人教育を実施してください。