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「研修マニュアルってどう作るの?」新人研修で活用すべきマニュアルの作成方法

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「研修マニュアルってどう作るの?」新人研修で活用すべきマニュアルの作成方法 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

新人研修でマニュアルを活用する企業は多いですが、せっかくマニュアルを作成したにも関わらず、運用しきれずに困っているということも耳にします。今回のこの記事では、せっかく作成したマニュアルを一時的なものにしないための活用方法や、作成のポイントについて解説します。自社で新人研修のマニュアルを作成する際や運用の見直しの際に、ぜひご参考ください。

<目次>
1.新人研修で活躍できるマニュアルの必要性とは?
マニュアルのメリット
マニュアルのデメリット
マニュアルを有効活用する方法
2.マニュアル作成のポイント
マニュアル作成時のポイント
使いやすいマニュアルと使いにくいマニュアルの違い
マニュアル作成のポイントを動画で学ぼう!
3.マニュアルでカバーできないもの
マニュアルでカバーできないもの、それらを補完する方法は?
4.マニュアルでカバーできない部分を補うeラーニング
Schooのサービスの特徴
 

1.新人研修で活用できるマニュアルの必要性とは?

マニュアルのメリット

・いつでも振り返られるため習熟度が上がる
 マニュアルのメリットの1つは、いつでも振り返って学習ができるという点です。新入社員の中には、研修や周囲の社員などから一度教育を受けても、忘れてしまって思い出せないとか、ノートに控えたのに手順が正しいか不安になってしまう、という人もいるでしょう。ちょっと確認したい、という時にマニュアルがあれば、自力で解決できますし、繰り返し振り返ることによって自然と習熟度も上がると期待できます。
・仕事の質や判断のばらつきを防げる
 仕事の精度は個人差があり、どうしてもばらつきが出てしまいます。例えば企画など、個人の創造力が求められるものであれは、ばらつきがあってもよいでしょう。しかし、製品を作る・機械を操作する・品質をチェックするというような、個人差による精度のばらつきが許されない場合には、それを防ぐためにマニュアルが必要です。作業手順や判断などをその人に任せるのではなく、あらかじめ決められたものがあることによって、携わる全員が同じ精度で仕事をすることが可能になります。
・新入社員が安心して仕事に取り組める
 新入社員が安心して業務に取り組めるのもマニュアルのメリットといえます。上の2つで紹介したように、定期的に振り返ることができるため習熟度が上がりますし、手順や判断基準に自信がなくても、マニュアルに記載があればその指示に沿って仕事を進められます。また、マニュアルに触れているうちに、自社の仕事のやり方や考え方も身につきます。自社の風土にいち早く慣れてもらうためにも、マニュアルの存在は重要です。
・教育や指導にかかる工数を削減できる
 新入社員が仕事に慣れるまでは、ある程度、教育にかける工数を確保すべきでしょう。しかし、実際に業務を進めていくと、自力では解決できない問題や判断に迷うといったことに何度もぶつかります。そのような際、多くの企業では、“すぐに人に聞くのではなく、まず自分で調べ、解決できなければ周囲の人(あるいは職場先輩など)の指示を仰ぐ”というようなことを指導すると思いますが、この自分で調べるという過程で、マニュアルが役立ちます。手順や判断が常に一定な仕事に関しては、マニュアルに記載するだけで新入社員の悩みを減らすことができます。新入社員の悩みを減らすことができれば、周囲の社員の指導にかける工数を減らし本業に専念してもらうことができます。
・口頭だけでは伝わらないところがわかる
 例えば機械や画面の操作などは、実際操作する対象のものが目の前になければ、いくら口頭で説明してもなかなか伝わりません。しかし、マニュアルであれば、図や写真などを掲載できますから、実際の手順などをわかりやすく説明することが可能です。

マニュアルのデメリット

・作成工数の確保が必要
 マニュアルにはいくつかのメリットがありますが、マニュアルを用意するには、ある程度まとまった作業工数が必要になります。例えば人材育成に関わる社員が多く、マニュアル作成のために本業から離れても差し支えないという状況であれば、すぐに取り掛かることができるかもしれません。しかし、もともと人員不足で困っているという企業(あるいは部署)では、マニュアルを作成するための工数の確保が難しいと感じるところもあるかもしれません。作成に割く工数がきちんと確保できるのかを見極める必要があるでしょう。
・定期的に更新や見直しが必要
 マニュアルは、作って終わりではなく定期的な更新や見直しが不可欠です。手順ルール、判断基準の変更・廃止などは、その都度マニュアルも変更しなければ、情報が古くて使えないという事態に・・・・・・。せっかく作成したマニュアル、誰にも使われないものならないよう、きちんと管理担当者を作り、更新などの工数もあらかじめ見積もっておく必要があります。
・その都度状況判断が必要な事柄には適していない
 マニュアルさえあれば、新入社員は誰でも全ての仕事ができるようになるかというと、決してそういうわけではありません。マニュアルに記載できるのは、一貫している事柄に限られますから、状況判断が必要な事柄には適していないのです。そのため、新入社員がそのような問題に直面した際には、その都度直接の指導が必要になります。
・解釈に個人差が出ることがある
 わかりやすく作成したつもりでも、読み手によっては作成者の意図と異なる解釈をされることがあるかもしれません。できる限り誰が見ても同じ解釈ができるような表現や図解などを心がけて作成すべきでしょう。作ったマニュアルが正しく運用されるかどうか、事前に複数の人からのチェックを入れることをおすすめします。

マニュアルを有効活用する方法

 せっかく作成したマニュアルも、運用されなければもったいないと考える方は多いと思います。有効活用する方法としては、「研修や勉強会の教材として使用する」「社員全員にマニュアルの存在を知ってもらい、業務の中で積極的に使用してもらうよう協力を促す」「考課査定に使用する」などの方法があります。 特に「考課査定で使用する」という点に関しては、評価基準の一部に“マニュアルに沿って一人で業務ができる”というような項目があると、振り返る機会につながります。また、新入社員向けのマニュアルであれば、社内全員を対象にした強化対策などは実施しづらいかもしれませんが、自主的に行われる勉強会やミーティングなどで、マニュアルを使用しながら振り返る機会を設けてもらうよう、アナウンスするのもよいかもしれません。

 

2.マニュアル作成のポイント

マニュアル作成のポイント

・理念や目的など、指針となるメッセージを記載する
 マニュアルには、自社の理念や行動指針、その業務の目指すところなどをあらかじめ記載しておくと、新入社員が自身の行動を判断する際の基準になります。マニュアルを通じて、自社が求める姿勢や仕事のやり方を理解・浸透させるためにも指針となるメッセージが必要といえます。
・使用するタイミングを記載する
 マニュアルは、それを使用するタイミングまで漏れなく記載しておくことが望ましいといえます。わからなくなったらマニュアルで確認するように伝えても、面倒だからと怠る人がいるかもしれません。しかし、例えば作業手順の中にマニュアルを閲覧するという項目があらかじめ組み込まれていれば、手順通りに行うだけで毎回マニュアルを開くことになります。
・新入社員のつまずきやすいところをあらかじめ記載しておく
 一般的にマニュアルを作成するのは、人事担当者や新入社員の教育担当者だと思いますが、いずれにしても作成者はすでに業務に慣れた人ですから、新入社員のつまずきやすいポイントに気づかないこともあります。過去の新入社員がどのようなところにつまずいていたのかをヒアリングし、記載しておくと親切です。慣れた頃に新入社員にマニュアルの更新や追記を依頼すると、新たな発見があるかもしれません。

使いやすいマニュアルと使いにくいマニュアルの違い

・長い文章は避け、わかりやすい文章展開にする
 使いやすいマニュアルにするためには、文章表現や展開に注意が必要です。長い文章は、誤読する可能性も高くなりやすいので、意識的に簡潔な文章にします。また、図版などを用いて視覚的に理解しやすくする工夫もあるといいでしょう。専門用語の多い業界の場合は、できるだけ専門用語を用いないようにするか、もしくは用語リストなどを用意するとつまずきも少なくなると考えられます。
・情報は定期的にアップデートし、更新情報をまとめる
 マニュアルは定期的に見直し、古い情報などがあればアップデートしましょうということは上述しました。しかし、アップデートする際には注意が必要です。なぜなら、アップデートした部分やアップデートを行った理由などを残しておかないと、情報を更新されたことに気付かない人が、古いマニュアルに則って作業を進めてしまう恐れがあるからです。ですから、マニュアルを書き換えた部分と、書き換えた理由が明確にわかるようまとめておき、誰からもわかるようにしておくことが大切です。
・いつでもすぐに閲覧できるようにする
 社内の決まったパソコンからしかアクセスできないとなると、次第にマニュアルから遠のいてしまいますから、時間や場所、端末を選ばず、マニュアルの閲覧ができるようにすると、利便性が高くなります。機密情報の取り扱いには細心の注意が必要ですが、社員全員がアクセスできる環境にマニュアルを保存しておくとよいでしょう。

マニュアル作成のポイントを動画で学ぼう!

 社員研修・人材育成向け定額制eラーニングのSchooでは、Wordを使い効率的にマニュアルを作成するノウハウを授業として提供しています。ここからは、「劇的に作業効率が上がるWordの使い方【Wordらしい機能を活用してマニュアルを作成する】」という授業から一部を抜粋し、マニュアルを効率的に作成するために必要なWordの操作方法についてお伝えしていきます。

  • 担当講師:石田 かのこ先生
    一般社団法人 実践ワークシート協会

    Microsoft 製品、サービスのユーザー向けトレーニングの実施、オンライン記事の執筆などを行っている。 最新バージョンの Office はもちろん、過去のバージョンについての知識も豊富で、企業のバージョンアップに伴うOfficeトレーニングや企業内活用セミナーなど、実務レベルトレーニングを得意とする。

 Wordの上部にあるスタイルの項目ですが、ここに自分が使いたいスタイルがない場合は自分で作ります。スタイルを作るためには、1つウインドウを出していただく必要がありますので、ギャラリーの右下にあるとても小さな矢印のボタンをクリックしてください。スタイルというウインドウが右側にでます。

 ウインドウの下の方を見ていただくと、小さいボタンが3つあるのですが、1番左にあるボタンが、これから使用する新しいスタイルを作る際に使用するボタンです。
 これから何をするかというと、文書の中に、番号を振りたいと思っています。ですから、番号を振るスタイルをこれから作っていきましょう。私のおすすめとしては、作ったスタイルを適用する場所を選んでおくと、作った直後にそれが反映されるので、効率よく作ることができます。

 (適応させたい場所を)選んだ状態で、先ほど確認した「新しいスタイル」というボタンをクリックしてみましょう。
 そうしましたらここで、どんな名前のスタイルにするか、どういう書式の組み合わせにするかを選んでいきます。名前のところには、今回は「手順」としましょう。私たちが文字や段落に書式をつけると同じようにスタイルにも、文字単位でつけるもの、段落単位でつけるものがあります。今回は、1、2、3と段落をつけていくスタイルにしたいので、種類のところは「段落」を選びましょう。

 その状態で、左下にある書式ボタンをクリックして、これか段落番号を設定していきます。クリックすると、「箇条書きと段落番号」というのを選んでいただくと、次のボックスが出てきます。今はおそらく「なし」というものが選ばれていると思いますが、この中のどれでもよいです、自分のすきなものを選んでください。私はシンプルなものにします。選んだら、OKボタンを押してお待ちください。

 ではその状態でOKを押しましょう。そうするとまず、先ほどの文書の中に、「手順」という新しいスタイルが反映されています。スタイルの中にも、先ほどの「手順」ができています。同じものがギャラリーにも増えているはずです。同じように下の段落を選択して、今作ったスタイルをギャラリーの中から、「手順」という名前を頼りに設定してみましょう。そうすると選択されているところにも、反映されて、番号がつくことがわかりますね。
 このように、今はシンプルなものですが、こんな風にご自身で好きなスタイルを組み合わせ登録していただいて使っていただくこともできます。

 

3.マニュアルでカバーできないもの

マニュアルでカバーできないもの、それらを補完する方法は?

 これまで解説してきたように、マニュアルにはいくつものメリットがありますが、マニュアルは一貫性のある作業などに適しているため、カバーしきれない教育場面なども多くあります。例えばどのようなものがあるかというと、ビジネスマナーや、コンプライアンスに関すること、仕事の取り組み方や考え方など、ロールプレイングが必要であったり、会社の損失に関わったりするような重要な事柄で丁寧な説明が必要と思われるものなどです。他にも、文章や図だけでは伝えにくいことは、やはり研修や勉強会などを通じて伝えていく必要があります。

4.マニュアルでカバーできない部分を補うeラーニング

Schooのサービスの特徴

 Schooでは、動画配信という形でさまざまなニーズに応えられる授業を提供しています。授業へのご登壇には、各業界における第一人者や著名な専門家の方々をお迎えしています。ご登壇される講師の方々は、ビジネス現場での経験に基づいた事例などを教えてくださるので授業は具体的でわかりやすく、受講者はチャットなどを通じて講師に直接質問をすることもできます。マニュアルだけでは補えない点をカバーできることもSchooのeラーニングの特徴です。

Schooの研修パッケージの紹介

 例えばSchooでは、新入社員向けの研修として、新入社員に必要と思われる様々なスキルや考え方に関するパッケージを提供しています。例えばコンプライアンスに関する知識は、会社の損失に関わるかもしれない重要な知識です。Schooが提供している「よくわかるコンプライアンス研修パッケージ」の中では、情報管理の基礎知識や、社内セキュリティに関することなどを、一からわかりやすくオンラインで説明しています。

Schooでは、研修やセミナーに活用できる企業様向けの動画学習サービスを提供しております

活躍できる人材を育成するために、学ぶべきスキルとして欠かせないビジネスマナーやコミュニケーション力から、営業・プログラミング・デザインなどの実務スキルまで、オンライン動画にて継続的な学習環境をご用意しています。

研修授業の一例

  • 新入社員のためのExcel術
  • 劇的に作業効率が上がるWordの使い方
  • できる若手の報連相 など

研修授業の講師一例

  • 株式会社サイバーエージェント 取締役人事統括 曽山 哲人さん
  • 株式会社カラーズ 代表取締役社長 経沢 香保子さん
  • パーソルキャリア株式会社/DODA編集長 大浦 征也さん など
受講画面

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