タイムマネジメント研修とは？必要な理由から導入までの流れをご紹介
組織全体の生産性を向上させるためには、役職や職種に限らず、適切なタイムマネジメントが求められます。そのうえで、タイムマネジメント研修の導入を考えるも、何から取り組んでいけば良いのか、どのような研修が効果的であるのか悩む担当者の方は多いのではないでしょうか。この記事では、タイムマネジメント研修の内容から導入までの流れを解説していきます。
01タイムマネジメントとは？
タイムマネジメント研修を理解する前に、タイムマネジメントとは何かをおさらいしておきましょう。 タイムマネジメントとは時間管理とも訳され、仕事の優先順位を決めたり作業を効率的に進めたりして、目標達成のために時間を有効活用するビジネススキルです。 人と約束した時間を管理するスケジュール管理とは異なることを覚えておく必要があります。
02タイムマネジメント研修が社員に必要な理由
ではなぜ社員にタイムマネジメント研修を行う必要があるのでしょうか。 その理由は2つあります。
生産性の向上
1つめはタイムマネジメントを行うことにより、効率的に業務をこなし生産性の向上につながるからです。 時間を管理する考え方として、従来のようにスケジュール管理を行うだけでは目の前の仕事をこなすだけとなってしまい、業務効率は改善されません。しかしタイムマネジメントの考え方を取り入れれば業務を見える化し優先順位を決めて取り組むことができるので、生産性を上げることができるでしょう。
ワークライフバランスの実現
2つめはタイムマネジメントを行うことによる、社員のワークライフバランスの実現です。近年、働き方改革が見直され、残業時間の短縮、従業員一人ひとりの仕事とプライベートの両立を推進する企業が増えています。 従来の日本企業の考え方では、残業時間の多さを美徳としているようなところがありました。しかし現在では仕事とプライベートを両立させることで結果的に会社、個人が好循環なサイクルを生み出すことができるとわかってきています。
03タイムマネジメント研修が管理職に必要な理由
タイムマネジメント研修の対象は一般社員だけでなく、管理職の受講、また現場での実行が重要とされています。その背景にはどういった理由があるのでしょうか。以下で詳しく紹介します。
働き方改革への対応
1つめは業務効率化による働き方改革への対応をするためです。働き方改革で重要視されていることの1つに、労働時間による評価からの脱却があります。仕事は成果で評価するのが望ましいという考え方にシフトしてきているのです。 しかし成果で評価する考えを積極的に取り入れ、組織全体のパフォーマンスを向上させるためには管理職が率先してタイムマネジメントの考え方を身に着け組織全体にそれを浸透させる役割を担う必要があります。 タイムマネジメントは企業に所属する全員が足並みを揃えて行い、業務効率を均一化するのが望ましいのです。
適切なマネジメントを行うため
2つめは管理職が適切なマネジメントを行うためです。 タイムマネジメントを管理職が仕事に先頭を切って取り入れることで、仕事に追われるという感覚が減りストレスを貯めることなく仕事ができるようになります。 部下の話に耳を傾けたり、新入社員の悩み相談にアドバイスを行ったりする時間的、精神的な余裕も獲得できるでしょう。 このことでメリットを感じた部下たちもタイムマネジメントの考え方を取り入れれば、自然に企業全体が仕事に追われなくなっていくのです。
04タイムマネジメント研修を行うメリット
次にタイムマネジメント研修を行うメリットを3つご紹介します。
残業時間を短縮できる
タイムマネジメント研修を行うメリットの1つめは、残業時間の短縮につながるということです。 これを企業側の視線で見てみると企業にとって人件費の高さは悩みの種ですが、残業時間を短くすることでコストカットにつなげることができます。 また社員の視線で見てみると長時間労働のストレスから解放され、ワークライフバランスが整うのです。 このようにタイムマネジメント研修を行い、残業時間を短縮することは企業、社員双方にメリットをもたらします。
仕事の効率が上がる
メリットの2つめは仕事の効率が上がることです。 タイムマネジメント研修では時間と業務の見直しを行うため、仕事の優先順位が明確になり効率良く業務を行うことができるようになります。 また業務を見直し、本当に必要かどうかを判断してスリム化することもできるでしょう。
スケジューリングがしやすくなる
メリットの3つめはスケジューリングがしやすくなることです。 タイムマネジメント研修では1日の時間の使い方だけではなく、週、月、年単位での時間の使い方を見通して考えるためスケジュールの立て方に変化が生まれます。 急な予定が入ったとしてもあせらずスケジュールを組み替えられるため、心のゆとりもできるでしょう。
05タイムマネジメント研修の流れ
タイムマネジメント研修は実施するだけでなく、受講した社員・組織に根付かせていくような工夫をしなくてはいけません。ただ受講するだけでは、受講者の業務効率化や組織全体の生産性向上にはつながりづらいものです。 効果的なタイムマネジメント研修のため、どのように準備、実施、振り返りを進めていくのか、その手順とポイントをご紹介します。
業務の見える化を行い現状を把握してもらう
タイムマネジメント研修を受講する前に受講する社員には業務を棚卸しし、現状の把握を行ってもらいます。 スキルチェックシートを用いて業務の名称と内容、かかっている時間を記入すると誰が見てもわかりやすく共有もしやすいため運営者がテンプレートを準備することをおすすめします。 またスキルチェックシートで棚卸しをしてみて、タイムマネジメント上問題があると感じている業務があればそれもシートに記載させるようにしましょう。 そして運営者は一度所属している部署のリーダーにスキルチェックシートに目を通してもらいます。 これはリーダーとの業務に対する認識のずれがタイムマネジメントを阻害している原因の可能性があるためで、ここで一度現状の認識を問題点も含めて揃えてもらうのです。
タイムマネジメント研修を行う
社員にタイムマネジメント研修に参加してもらいます。 タイムマネジメント研修はオンライン研修、集合研修などさまざまな形式で実施されます。 いずれの受講方法においても注意しなければならないのは、受講する社員の不明点に対してのサポートを怠らないということです。そのままにしておくと、一方的な座学となってしまい、タイムマネジメントの考え方が組織にいつまでも浸透しないため、組織・個人の業務効率化や生産性の向上につながりづらくなります。 ライブ配信、集合研修では問題点をその場で講師に質問するなどして解決が図りやすいですが、動画研修では視聴期限を設けたり、質問をメール等で受け付けたりして受講する社員の不明点がそのままにならないように講師、運営者とも配慮しましょう。
振り返りを行い情報共有させる
社員はタイムマネジメント研修に参加した後、そのノウハウを基に各部署でタイムマネジメントを実践する段階に移ります。 最初に事前準備として作成したスキルチェックシートを基に、仕事の優先順位を4種類に分類します。
分類後、タイムマネジメント上注目してほしいのが3と4です。3に分類されるのは例えば新商品やサービスの企画、そのための事前競合調査などで未来を見据えた業務と言えばわかりやすいでしょうか。この業務はタイムマネジメント上優先順位が高くないものの、会社の将来がかかっているのでタイミングを見計らいある程度の時間を割いて行った方がよい業務と言えるでしょう。 また4には習慣として業務に組み入れられているけれど理由は不明な業務、または全く成果が上がっていない業務などが分類されます。4に分類された業務は、内容の見直しを行う必要があると言えるでしょう。
次に分類した4種類の仕事の中で、もう行う必要のない業務はないか考えます。分類した中で4の業務が一番行う必要のない業務と言えますが、もしかしたら他の分類の中にも行う必要のない業務が含まれているかもしれません。 社員が一番迷うのがこの行う必要のない業務のピックアップでしょう。 成果が上がっていない業務はともかく、習慣的に続けてきたことを止めるのは勇気が必要ですし、所属する部署のリーダーに伝えにくいと感じる社員もいるはずです。講師・運営者とも社員の話を誠実に聴き、アドバイスする心構えが大切と言えます。
そして社員には限りある時間の中で、重要な業務に時間を割くことが会社にとっても望ましいことだと理解してもらうようにしましょう。 スキルチェックシートで行う必要のない業務を決めたら再度社員が所属する部署のリーダーに目を通してもらい、認識を揃えてもらいます。 そしてリーダーの許可が降りたら実践させるのです。 タイムマネジメントは一度行えば終わりということではなく、時間の経過とともに定期的に行うのが望ましいため、1年に1回は社員を中心に見直しを行うよう運営者が各部署にアナウンスを行うのがよいかもしれません。 会社全体にタイムマネジメントの考え方が浸透するまでは、根気良く続ける必要があるのです。
「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする
■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06タイムマネジメント研修ならSchoo for Business
Schoo for Businessは、国内最大級8,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができるオンライン研修サービスです。導入企業数は2,700社以上、新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広くご支援させていただいております。
Schoo for Businessの特長
Schoo for Businessには主に3つの特長があります。
【１】国内最大級8,000本以上の講座数
【２】研修設定・管理が簡単
【３】カスタマーサクセスのサポートが充実
タイムマネジメントに関するSchooの講座を紹介
Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、タイムマネジメントに関する授業を紹介いたします。
AI分析でわかった「トップ5%社員」に共通する時間術
この授業では、「マイナスをゼロにしたいビジネスパーソン」の方に向けて、効率や生産性をテーマにしつつも、１を5,10にするのではなく、マイナスを0にする時間術を、AI分析でわかった「トップ5％社員のノウハウ」を活かす方法を解説します。
-
株式会社クロスリバー 社長／株式会社キャスター 執行役員
国内および外資系通信会社に勤務、ITベンチャーの起業を経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。 業務執行役員としてパワポなどの責任者を経て独立。 2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・リモートワーク・複業。国内外の700社以上にコンサル提供。 ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら利益を上げていく「稼ぎ方改革」の実行を支援。
AI分析でわかった「トップ5%社員」に共通する時間術を無料視聴する
※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。
「時間割」で仕事の効率は劇的に上がる
この授業では、書籍『仕事を高速化する「時間割」の作り方』の著者である平野友朗さんをお迎えし、仕事の効率を劇的に上げる方法のひとつ「時間割」を作るメリットとポイントを学んでいきます。
-
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類（認知心理学専攻）卒。広告代理店勤務を経て独立。メールスキルの向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業、学校、団体、商工会議所などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。メルマガ『毎日0.1%の成長』を日刊で配信し、コミュニケーション、ウェブマーケティング、ブランディング、ビジネスモデル構築などのノウハウを無料公開している。著書は『図解でわかる！ メール営業』（秀和システム）、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』（プレジデント社）、『テレワーク時代のメール術』（WAVE出版）など多数。
※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。
07まとめ
タイムマネジメントは目標達成のために時間を有効活用するビジネススキルですが、研修を行い適切に実践できるまでをサポートすることで働き方改革が実行でき、ワークライフバランスも整えられるなどさまざまなメリットをもたらすことがわかりました。 ぜひ自社に合った形で積極的に取り入れて、仕事の効率化を少しずつ推進していきましょう。
