公開日:2020/12/03
更新日:2024/02/27

タイムマネジメント研修とは|必要な理由や研修の流れを紹介

タイムマネジメント研修とは|必要な理由や研修の流れを紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

組織全体の生産性を向上させるためには、役職や職種に限らず、適切なタイムマネジメントが求められます。そのうえで、タイムマネジメント研修の導入を考えるも、何から取り組んでいけば良いのか、どのような研修が効果的であるのか悩む担当者の方は多いのではないでしょうか。この記事では、タイムマネジメント研修の内容から導入までの流れを解説していきます。

 

01タイムマネジメント研修とは

タイムマネジメント研修とは、業務における時間の使い方や優先順位の付け方を習得するために実施される研修のことです。働き方改革の影響もあり、生産性向上が求められる中で、タイムマネジメント研修の需要も高まっています。

また、タイムマネジメント研修には、メンバー向けの研修と、管理職向けの研修の2つがあります。前者は自身のタイムマネジメント能力の向上を目的とし、後者は戦略的にメンバーの業務配分や目標管理を行えるようにすることを目的として実施されます。

 

02そもそもタイムマネジメントとは

タイムマネジメントは、時間を効果的かつ効率的に活用することを指します。これは、個人や組織が与えられた時間内で目標を達成し、重要な仕事や活動に集中するためのスキルや方法論です。

タイムマネジメントには、日常のスケジュール管理、優先順位の設定、目標の設定、時間の割り当て、作業の計画、集中力の向上、そして時間の無駄遣いを減らすための技術やツールが含まれます。効果的なタイムマネジメントは、ストレスを軽減し、生産性を向上させ、バランスの取れた生活を送る手助けとなります。

▼タイムマネジメントについて詳しく知りたい方はこちらから▼
【関連記事】タイムマネジメントとは? タイムマネジメントのコツと研修の事例を紹介

 

03タイムマネジメント研修が必要な理由

タイムマネジメント研修が求められている背景には、働き方改革への対応があります。人口減少の歯止めが効かない日本において、労働人口が減っていくのは自明の理です。その結果、人手不足もさらに深刻になるでしょう。

そのため、今よりも少ない人数で大きな成果を出すために、生産性の向上が求められているのです。また、労働への価値観も変化してきており、ワークライフバランスの重要性も高まっています。

これらのような背景から、タイムマネジメント研修を実施し、社員の生産性向上を図ろうと言う企業が増えているのです。この章では、タイムマネジメント研修が必要な理由について詳しく紹介します。

働き方改革への対応

タイムマネジメント研修が必要な理由には、働き方改革への対応があります。働き方改革で重要視されていることの1つは、労働時間による評価からの脱却です。

これまでのような労働集約型で長時間働いた人が偉いという考え方から、仕事は成果で評価するのが望ましいという考え方にシフトしてきています。しかし、成果で評価する考えを積極的に取り入れ、組織全体のパフォーマンスを向上させるためには管理職だけでなくメンバーも含め、組織の全員がタイムマネジメントの考え方を身に着け、実践する必要があります。

そのため、社内の共通言語を作るためにタイムマネジメント研修を実施する企業が増えているのです。

生産性の向上

タイムマネジメント研修が必要な理由には、生産性の向上もあります。前述したように働き方改革を実現するには、生産性の向上が必要不可欠です。そして、人口減少に伴う人手不足もあり、生産性の向上はさらに求められるでしょう。

そのため、自身の業務に優先度を適切につけ、不要な業務を削り、付加価値の高い業務に時間を割くためのフレームワークや考え方を、タイムマネジメント研修で習得する必要があるのです。

ワークライフバランスの実現

タイムマネジメント研修が必要な理由には、社員のワークライフバランスの実現もあります。近年、働き方改革が見直され、残業時間の短縮、従業員一人ひとりの仕事とプライベートの両立を推進する企業が増えています。ウェルビーイングという言葉や考え方も普及し始め、より一層この流れは強まるでしょう。

従来の日本企業の考え方では、残業時間の多さを美徳としているようなところがありました。しかし現在では仕事とプライベートを両立させることで結果的に会社、個人が好循環なサイクルを生み出すことができるとわかってきています。

働き方の多様化

近年、テレワークやフレックスタイムなど、働き方の多様化が進んでいます。このような働き方では、短い時間で高いパフォーマンスを出していく必要があるため、自己管理能力や時間管理能力がより重要になっています。そのため、タイムマネジメント研修は、様々な働き方に適応するためのスキルを身につけるのに役立つことができます。


 

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04タイムマネジメント研修を行うメリット

それぞれのレベルや役割に応じて、タイムマネジメント研修は異なる焦点と内容を持ちます。ここでは、「新入社員向け」「メンバー向け」「管理職向け」それぞれの目的について解説します。

新入社員向け

新入社員向けのタイムマネジメント研修の主な目的は、仕事に慣れる段階で効果的な時間管理のスキルを身につけさせることです。新入社員は、業務内容や職場の文化に慣れるために多くの情報を吸収する必要がありますが、その中で時間を効率的に使い、業務遂行に必要なスキルを習得することが重要です。具体的には、基本的な時間管理の原則やツールの使い方、優先順位の付け方、タスクの管理方法などが挙げられます。

メンバー向け

メンバー向けのタイムマネジメント研修の目的は、個々のメンバーが自己管理能力を向上させ、効果的に業務を遂行することです。メンバーは日常業務の中で多くのタスクやプロジェクトに対処しなければなりませんが、それらを効率的にこなすためのスキルを磨くことが重要です。メンバー向けの研修では、時間の使い方の改善、優先順位の付け方、ストレス管理、デッドラインへの対処など、実践的なスキルを身につけるための内容が重視されます。

管理職向け

管理職向けのタイムマネジメント研修の目的は、リーダーシップを発揮しながら、チームや組織の業績を最大化するための時間管理スキルを身につけることです。管理職はチームの方向性を示し、成果を達成するためにリソースを最適化する責任があります。管理職向けの研修では、目標設定と優先順位の管理、効果的な会議の進行方法、部下のタイムマネジメントを支援する方法など、リーダーシップと組織のパフォーマンス向上につながるスキルが重視されます。

 

05タイムマネジメント研修を行うメリット

タイムマネジメント研修を行うメリットは、主に以下の3つが挙げられます。

  • 1:業務時間を短縮できる
  • 2:仕事の効率が上がる
  • 3:スケジューリングがしやすくなる
  • 4:重要なことを後回ししなくなる

いずれも、主に生産性の向上を背景としたメリットと言えるでしょう。この章では、タイムマネジメント研修を行うメリットについて詳しく紹介します。

残業時間を短縮できる

タイムマネジメント研修を行うメリットの1つ目は、残業時間の短縮につながるということです。これを企業側の視線で見てみると企業にとって人件費の高さは悩みの種ですが、残業時間を短くすることでコストカットにつなげることができます。

また社員の視線で見てみると長時間労働のストレスから解放され、ワークライフバランスが整うのです。 このようにタイムマネジメント研修を行い、残業時間を短縮することは企業、社員双方にメリットをもたらします。

仕事の効率が上がる

タイムマネジメント研修を行うメリットには、仕事の効率が上がることも挙げられます。タイムマネジメント研修では時間と業務の見直しを行うため、仕事の優先順位が明確になり効率良く業務を行うことができるようになります。また業務を見直し、本当に必要かどうかを判断してスリム化することもできるでしょう。

スケジューリングがしやすくなる

メリットの3つ目はスケジューリングがしやすくなることです。タイムマネジメント研修では1日の時間の使い方だけではなく、週、月、年単位での時間の使い方を見通して考えるためスケジュールの立て方に変化が生まれます。 急な予定が入ったとしてもあせらずスケジュールを組み替えられるため、心のゆとりもできるでしょう。

重要なことを後回ししなくなる

4つ目のメリットとして、「重要なことを後回ししなくなる」が挙げられます。タイムマネジメント研修を受けることで、重要なタスクに集中し、それらを優先的に処理する習慣が身につきます。時間を管理するためのスキルを習得することができるので、重要な仕事を後回しにすることなく、適切なタイミングで取り組むことができます。これにより、業務の成果や品質が向上し、結果として組織や個人の目標達成に貢献することができるのです。

 

06タイムマネジメント研修の流れ

タイムマネジメント研修は実施するだけでなく、受講した社員・組織に根付かせていくような工夫をしなくてはいけません。ただ受講するだけでは、受講者の業務効率化や組織全体の生産性向上にはつながりづらいものです。

この章では、効果的なタイムマネジメント研修を実施するために、どのように準備、実施、振り返りを進めていくのか、その手順とポイントをご紹介します。

業務の見える化を行い現状を把握してもらう

タイムマネジメント研修を受講する前に受講する社員には業務を棚卸しし、現状の把握を行ってもらいます。スキルチェックシートを用いて業務の名称と内容、かかっている時間を記入すると誰が見てもわかりやすく共有もしやすいため運営者がテンプレートを準備することをおすすめします。

また、スキルチェックシートで棚卸しをしてみて、タイムマネジメント上問題があると感じている業務があればそれもシートに記載してもらうようにしましょう。そして運営者は一度所属している部署のリーダーにスキルチェックシートに目を通してもらいます。リーダーとの業務に対する認識のずれがタイムマネジメントを阻害している原因の可能性があるため、ここで一度現状の認識や問題点も含めて揃えてもらう必要があります。

タイムマネジメント研修を行う

タイムマネジメント研修は、Zoomなどのオンライン研修・集合研修・eラーニングなどさまざまな形式で実施されます。どの形式を選択するかは、社員の業務過密度や、組織が多拠点展開しているかどうか、リモートワークを取り入れているかなどを多角的に判断し、社員が最も受講しやすい形式を選択すると良いでしょう。

いずれの受講方法においても注意しなければならないのは、受講する社員の不明点に対してのサポートを怠らないということです。そのままにしておくと、一方的な座学となってしまい、タイムマネジメントの考え方が組織にいつまでも浸透しないため、組織・個人の業務効率化や生産性の向上につながりづらくなります。

ライブ配信、集合研修では問題点をその場で講師に質問するなどして解決が図りやすいですが、動画研修では視聴期限を設けたり、質問をメール等で受け付けたりして受講する社員の不明点がそのままにならないように講師、運営者とも配慮しましょう。

振り返りを行い情報共有させる

社員はタイムマネジメント研修に参加した後、そのノウハウを基に各部署でタイムマネジメントを実践する段階に移ります。 最初に事前準備として作成したスキルチェックシートを基に、仕事の優先順位を4種類に分類します。

分類後、タイムマネジメント上で注目してほしいのが3と4です。3に分類されるのは例えば新商品やサービスの企画、そのための事前競合調査などで未来を見据えた業務と言えばわかりやすいでしょうか。この業務はタイムマネジメント上優先順位が高くないものの、会社の将来がかかっているのでタイミングを見計らいある程度の時間を割いて行った方がよい業務と言えるでしょう。 また4には習慣として業務に組み入れられているけれど理由は不明な業務、または全く成果が上がっていない業務などが分類されます。4に分類された業務は、内容の見直しを行う必要があると言えるでしょう。

次に分類した4種類の仕事の中で、もう行う必要のない業務はないか考えます。分類した中で4の業務が一番行う必要のない業務と言えますが、もしかしたら他の分類の中にも行う必要のない業務が含まれているかもしれません。 社員が一番迷うのがこの行う必要のない業務のピックアップでしょう。 成果が上がっていない業務はともかく、習慣的に続けてきたことを止めるのは勇気が必要ですし、所属する部署のリーダーに伝えにくいと感じる社員もいるはずです。講師・運営者とも社員の話を誠実に聴き、アドバイスする心構えが大切と言えます。

そして社員には限りある時間の中で、重要な業務に時間を割くことが会社にとっても望ましいことだと理解してもらうようにしましょう。 スキルチェックシートで行う必要のない業務を決めたら再度社員が所属する部署のリーダーに目を通してもらい、認識を揃えてもらいます。 そしてリーダーの許可が降りたら実践させるのです。 タイムマネジメントは一度行えば終わりということではなく、時間の経過とともに定期的に行うのが望ましいため、1年に1回は社員を中心に見直しを行うよう運営者が各部署にアナウンスを行うのがよいかもしれません。 会社全体にタイムマネジメントの考え方が浸透するまでは、根気良く続ける必要があるのです。

 

07タイムマネジメント研修|Schoo for Business

Schoo導入企業ロゴ

オンライン研修/学習サービスのSchoo for Businessでは約8,000本の講座を用意しており、様々な種類の研修に対応しています。階層別研修からDX研修、部署別の研修まで幅広いコンテンツで全てを支援できるのが強みです。タイムマネジメントに関しての授業も揃っているのはもちろんのこと、生産性向上という観点で多様な学びを得られるコンテンツも豊富に揃っています。

また、eラーニングによる研修受講となるので、社員1人ひとりが好きな時間や場所、タイミングで研修を受講することができることも特長の1つです。タイムマネジメントに関するインプットをeラーニングで行い、アウトプットをグループワークで実施するといったブレンディッドラーニングで、研修効果をさらに高めることができます。


Schoo for Business
 
受講形式 オンライン
(アーカイブ型)
アーカイブ本数 8,000本
※2023年5月時点
研修管理機能 あり
※詳細はお問い合わせください
費用 1ID/1,500円
※ID数によりボリュームディスカウントあり
契約形態 年間契約のみ
※ご契約は20IDからとなっております
 

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Schooのタイムマネジメント研修の特長

Schoo for Businessのタイムマネジメント研修は、eラーニングで効率よく学べるという点が特長です。好きな時間・場所で受講できるので、普段の業務で忙しい社員の方でも、隙間時間で研修を受講してもらうことができます。また、倍速再生も可能なので、より短時間で効率的に知識のインプットが可能です。

また、生産性向上や業務効率化に関するコンテンツが豊富という点も、Schooの特長です。タイムマネジメント研修を実施して、解決したい課題はタイムマネジメントができる社員を増やすことではなく、組織全体の生産性向上を高めることではないでしょうか。その解決したい課題に対して、タイムマネジメントという側面だけでなく、RPAを用いた業務効率化など多角的にアプローチすることができます。

タイムマネジメントに関するSchooの講座を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、タイムマネジメントに関する授業を紹介いたします。

AI分析でわかった「トップ5%社員」に共通する時間術

この授業では、「マイナスをゼロにしたいビジネスパーソン」の方に向けて、効率や生産性をテーマにしつつも、1を5,10にするのではなく、マイナスを0にする時間術を、AI分析でわかった「トップ5%社員のノウハウ」を活かす方法を解説します。

 
  • 株式会社クロスリバー 社長/株式会社キャスター 執行役員

    国内および外資系通信会社に勤務、ITベンチャーの起業を経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。 業務執行役員としてパワポなどの責任者を経て独立。 2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・リモートワーク・複業。国内外の700社以上にコンサル提供。 ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら利益を上げていく「稼ぎ方改革」の実行を支援。

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「時間割」で仕事の効率は劇的に上がる

この授業では、書籍『仕事を高速化する「時間割」の作り方』の著者である平野友朗さんをお迎えし、仕事の効率を劇的に上げる方法のひとつ「時間割」を作るメリットとポイントを学んでいきます。

 
  • 一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事

    1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類(認知心理学専攻)卒。広告代理店勤務を経て独立。メールスキルの向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業、学校、団体、商工会議所などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。メルマガ『毎日0.1%の成長』を日刊で配信し、コミュニケーション、ウェブマーケティング、ブランディング、ビジネスモデル構築などのノウハウを無料公開している。著書は『図解でわかる! メール営業』(秀和システム)、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』(プレジデント社)、『テレワーク時代のメール術』(WAVE出版)など多数。

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08まとめ

タイムマネジメントは目標達成のために時間を有効活用するビジネススキルですが、研修を行い適切に実践できるまでをサポートすることで働き方改革が実行でき、ワークライフバランスも整えられるなどさまざまなメリットをもたらすことがわかりました。 ぜひ自社に合った形で積極的に取り入れて、仕事の効率化を少しずつ推進していきましょう。

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この記事を書いた人
Schoo編集部
Editor
Schooの「世の中から卒業をなくす」というミッションのもと活動。人事担当や人材育成担当の方にとって必要な情報を、わかりやすくご提供することを心がけ記事執筆・編集を行っている。研修ノウハウだけでなく、人的資本経営やDXなど幅広いテーマを取り扱う。
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