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コミュニケーション能力とは?仕事を円滑に進めるためのポイントを紹介

公開日:2021/05/28
更新日:2021/05/31
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コミュニケーション能力とは?仕事を円滑に進めるためのポイントを紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

コミュニケーション能力の内容や、身につけることによって期待できる効果を本記事では紹介しています。また、コミュニケーション能力を向上させるための実践方法も紹介しています。自身やほかの従業員のコミュニケーション能力の強化に、本記事を役立ててください。

 

コミュニケーション能力とは?

コミュニケーション能力は、相手と意思疎通する能力という定義で、日常的に使用する用語かと思います。ここでは改めて、コミュニケーション能力の定義づけについて解説します。

信頼関係の構築に欠かせない能力

会話やメールのやり取りなどのコミュニケーションは、自分たちの考えや感情をお互いに伝え合う方法のひとつです。コミュニケーションをとらなければ、相手の考えや感情はわからず、お互いの理解をするためにはコミュニケーションは必要不可欠とされています。 意思疎通を行うことで相互理解を果たし、相手との信頼関係を構築すれば、人間関係が良好になります。相手との信頼関係を構築することは、プライベートでの家族や知人との関係性や、仕事において取引先や職場の人間との関係性をより良いものにしてくれます。 特に、適切なコミュニケーションによって、取引先からの信頼が厚くなると、ビジネスチャンスの広がりを期待できます。職場の人間関係が良好であれば、周囲と協力して仕事を進めやすくなり、業務効率や生産性の向上も狙えるはずです。

適切な意思疎通を図るためにも重要

仕事において関係性をもつ人たちは、家族や友人のように気心が知れた仲ではなく、育ってきた環境や価値観が自分とは異なるものです。したがって、価値観の異なる人たちに自分の意見を伝えたり、相手の意見を聴いたりと、意思疎通が特に重要です。 コミュニケーションは、価値観や考えの異なる人たちと意思疎通を果たすためのひとつの手段といえます。

企業側も、採用時に重視する傾向が見られる

経団連が実施したアンケートによると、新卒採用時に求める条件は16年連続で「コミュニケーション能力」がトップです。上記のアンケート結果から、ビジネスシーンにおけるコミュニケーション能力が非常に重視されているということがわかります。

 

コミュニケーション能力にはどのようなスキルが必要なのか?

コミュニケーションとは、相手との意思疎通を行い相互理解を果たすための手段と説明しました。上記の説明を踏まえ、ここでは、コミュニケーション能力を構成する具体的なスキルについて紹介します。

「伝えるスキル」

ひとつ目は、自分の意見をわかりやすく伝えるスキルです。自分の頭のなかに存在する意見を言語化し、相手に伝えます。伝えるスキルのなかには、自分の意見を言葉に変換するのに必要な語彙力や、わかりやすく端的に伝える要約力があります。 語彙力が欠如していると、意見を正しく相手に伝えられなかったり、失礼な言い方をして相手の気分を不快にさせたりするおそれがあります。また、要約力が欠如していると、ダラダラと長文で相手に意見を伝えることになり、十分な理解を得られないおそれがあります。 伝えるスキルは、相手に自分の意見を正しく伝えて理解を得るために、なくてはならない基本的なコミュニケーション能力です。

「聴くスキル」

二つ目は、相手の意見を聴いて理解するスキルです。相手が話している途中に話を遮ることをせず、話を最後まできちんと聴く姿勢は重要です。また、相手の意見を十分に理解するために、適宜相手に質問をする姿勢も求められます。 聴くスキルによって、相手は自分の意見を理解してもらえていると感じ、安心できます。また、きちんと話を聴いてもらえることで自分を尊重してもらえていると感じられるのです。

「相手の気持ちを読み取るスキル」

三つ目は、非言語情報に潜んでいる相手の気持ちを読み取るスキルです。言葉以外にも相手の感情が表れていることがあります。例えば顔の表情や体の向き、身振り手振りは非言語情報の一例です。非言語情報をよく観察し、情報をストックすることで、会話をしている相手の感情や本心に気づけるようになります。 相手の気持ちを読み取ることによって、相手への配慮ができるようになり、コミュニケーションがより円滑になるのです。

 

コミュニケーション能力を身につけることで得られるメリットとは?

コミュニケーション能力は、相手からの信頼を得て、関係性を良好にするために重要な能力です。多くの企業がコミュニケーション能力を重視している背景には、相手との関係性の向上の他にもメリットが存在します。ここでは、コミュニケーション能力を身につけることで得られるメリットについて紹介します。

認識の食い違いを防ぎ、業務効率を上げられる

職場では周囲の人間と協力して業務を行う必要があります。仕事を依頼したりされたり、アドバイスを受けたりすることもあるでしょう。このような場面において、相手に指示を出したり、伝える力が備わっていなかったりすると正確に伝わらないおそれがあります。また、指示やアドバイスを受ける際、聴く力が備わっていなければ、相手の伝えたいことを汲み取れないおそれがあります。 コミュニケーション能力の欠如によって意思疎通がうまく取れていないと、業務が思うように進まなかったり、相手の意見を活用できなかったりします。コミュニケーション能力をお互いが身につけることで、上記のような認識の食い違いを防ぎ、結果的に業務効率の向上に寄与するのです。

深い信頼関係が築ける

コミュニケーションによって意思疎通が果たされると、相互の価値観や心情の相互理解が可能になります。お互いのことを深く理解していると、相手の意見がよりわかりやすくなるうえ、相手に仕事を依頼してもよいタイミングが掴めるようになります。その結果、相手との深い信頼関係を築けるため、円滑なやり取りが可能になるはずです。

お互いが協力し合える気持ちになれる

相互理解によって相手と深い信頼関係が築けると、心の距離が縮まり、業務を協力し合って進めようという気持ちが芽生えるものです。お互いが困っているときには助け合い、業務を進めることで、生産性や業務効率の向上を期待できます。

正しい情報が伝わりやすくなる

意思疎通が適切に行われると、取引先や顧客とのコミュニケーションにおいて、自分の意見など伝えるべき情報を相手に正しく伝えられるようになります。正しい情報を伝えることで、今後の相手とのやり取りのなかでトラブルが起きにくくなり、外部の人間との円滑なやり取りが実現します。 伝えたい情報が正しく相手に伝わらないと、相手の気分を害したり、認識の食い違いでトラブルにつながってしまったりするおそれがあります。

人間関係の向上につなげられる

ここまでで、適切なコミュニケーションによって得られる効果を説明しました。職場の人たちや外部の人間との関係性が円滑になるコミュニケーションは、私たちの生活に欠かせません。 人間関係が良好な相手とは、会議や商談におけるやり取りがスムーズになるため、業務効率の向上やビジネスチャンスの拡大につながるのです。

 

コミュニケーション能力を上げるための実践法とは?

コミュニケーション能力を上げることによるメリットを紹介してきましたが、実際に能力を向上させるためにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、コミュニケーション能力を構成するスキルを踏まえて、相手との意思疎通を円滑に行うポイントを紹介します。

第一印象を良くする

対面でのコミュニケーションにおいて、第一印象でほとんどすべてが決まってしまうという話を耳にしたことがある人は多いかと思います。人間の第一印象は、出会ってからほんの数秒から数分という短い間で決まってしまうものです。この第一印象をより良いものにして、相手とのコミュニケーションを円滑にするために気をつけるべきことは「顔の表情」です。 相手と会話を始めるときの挨拶をする際、笑顔を心がけて表情を明るくしましょう。落ち込むことやイライラすることに直面しているときには、心からの笑顔はなかなか難しいと思いますので、意識して口角を少し上げるだけでも、相手からの印象は改善します。

結論から分かりやすく話す

意見を伝える際には結論から話すようにしなさいと、上司から言われたことがある人は多いと思います。なぜ結論から話すようにするかというと、その方が相手に伝えたいことがきちんと伝わるからです。 プレゼンテーションで多用される、PREP法という話の構成方法が存在します。Point(結論)、Reason(理由)、Example(事例・具体例)、Point(再度、結論や要点を述べる)の頭文字をとってPREP法と呼びます。PREP法を使用することで、相手に伝えたいことがわかりやすく伝わると言われています。 ゆくゆくは、PREP法を無意識のうちに使えるようになることを目指して、まずは結論から話すように心がけましょう。

声のトーンとスピードに配慮する

相手の声のトーンが低いと印象は悪く、逆に明るいトーンで話しかけられると好印象を抱くものです。コミュニケーションをとる際には、意識して声のトーンを一段階上げるように心がけるとよいでしょう。また、早口で話してしまうと、相手が十分に聞き取れず、意見が伝わらないおそれがあります。相手に何かを伝える際には、きちんと伝わるようにゆっくり丁寧に話すようにしましょう。

相手の話を受け止める

相手の話を聴く際に有効なのが、バックトラッキングという手法です。この手法はいわゆるオウム返しのようなもので、相手が話した事実や感情を聴き手がくり返します。また、相手の話が一段落したところで、話を要約します。バックトラッキングを行うことで、相手はきちんと聴いてもらっていると感じ安心感が生まれます。 また、話の要約を聴き手が行うことで、話の認識に食い違いが生じていないかを確かめることが可能になります。

質問上手になる

話を聴く側は、状況に応じて質問をすることで、相手との意思疎通が円滑になります。質問をすると、話が広がり深いコミュニケーションをとることが可能になりますし、相手は「よく聴いてくれている」と安心します。 話のなかでわからないことや気になることは積極的に質問したり、話に広がりが出るように質問を投げかけたりするとよいでしょう。

 

まとめ

コミュニケーション能力が十分に備わっていることで、話をきちんと理解してくれるビジネスパーソンという印象がついて信頼を得ることができます。また、職場の人たちとの意思疎通が円滑になり、職場全体の生産性が向上する効果を期待できます。伝えるスキルが高いと、商談の大事なプレゼンテーションを任されたり、会議での発表を任されたりと、ビジネスチャンスは大きく広がります。 コミュニケーションがもたらす効果は、上記のようなものだけではありません。適切なコミュニケーションによって、人間関係が良好になると、労働環境が自分にとってより快適なものへと変化します。職場での人間関係に悩んでいる人は多いものですが、意思疎通によって相互理解を果たせば、人間関係はうまくいくようになるのです。

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