よくわかるコンプライアンス研修パッケージ

「社内セキュリティ・情報管理のキモ-新入社員・情報管理担当者編-」

• 
  小木曽 健先生

  グリー株式会社/安心・安全チーム/マネージャ

情報を管理するということは、情報を分類してそれぞれにルールを与えることです。情報を分類するということは、まず私は「場所」と「時間」という要素で考えます。いろいろな職場環境がありますけれども、この2つを検討するとどのような職場でも対応できるのではないかと思います。

まずは場所です。
自分のオフィスを見回して、自分の周りにある情報全てを洗い出して欲しいんです。紙からデータまでいろいろあります。では、オフィス内で最も多種多様なデータが保管されている場所はどこでしょうか？答えは人間の脳みそです。私たちは、見る・聞く・話すを通して、同僚の特徴や管理ツールのパスワードなど、多種多様な情報を持っています。USBメモリーやコピー機というだけでなく（授業では資料を写しながら「これらだけでなく」と言っている）、人間の脳みそも「場所」に含んでください。

次は時間です。時間という概念はとても大切です。
まず、管理の表を作成する際（ここは授業内容には記載なし）、「場所」の要素を洗い出し、縦軸に書きます。そして次に、横軸に「時間」という要素を加えます。就業中、退社後そして離職後も忘れずに記載しましょう。

そして、「場所」と「時間」の一覧表を作ったら、その場所と時間に合うルールをそれぞれ埋めていけばいいわけです。
そしてルールだけでなはなく、仕組みも加えていきます。例えば、コピー機は直接本人がその場所にいかないと印刷できない、USBメモリーはそもそも使わない、サーバーは退職者が出たらパスワードを変えるなどの仕組みを検討していく必要があります。さらに、誓約書も必要によって検討していきます。（小木曽 健先生）