登場人物


 かいせつ先輩

ずっと卒業しない先輩。なんでもわかりやすく解説するのが趣味。


猫田くん

好奇心は強い方だが、面倒くさがりですぐ人に聞いちゃう人。聞き方は失礼だが、なぜか憎めない。


PowerPoint入門」。それが“プレゼン初心者”にオススメの授業

 かいせつ先輩

PowerPointはプレゼンテーションをするときに役立つツールだよ。学校の課題作成や会社の資料作成などで使ったことがある人も多いんじゃないかな。でも、PowerPointを使った資料の作り方について、実は学んだことがないって人もいるよね。

そこでPowerPointをより効果的に使うためにオススメしたい授業が、PowerPoint(パワーポイント)入門講座。

本授業では、PowerPointの使い方について0から学ぶことができるよ。「PowerPointとは何か」といった初歩的な知識から、「PowerPointで資料作成するために事前に集めておくべき情報」についても解説。

これまでなんとなくPowerPointを使っていた人も、これを機に効率的な使い方を身につけよう。


 

先生のご紹介

 石田 かのこ 一般社団法人 実践ワークシート協会

Microsoft 製品、サービスのユーザー向けトレーニングの実施、オンライン記事の執筆などを行っている。 最新バージョンの Office はもちろん、過去のバージョンについての知識も豊富で、企業のバージョンアップに伴うOfficeトレーニングや企業内活用セミナーなど、実務レベルトレーニングを得意とする。


 

プレゼンテーションとは

猫田くん

先輩。PowerPointのことより先に、プレゼンテーションについて知りたいっス!

 

 かいせつ先輩

「プレゼンテーション」の定義はさまざまだけど、一般的には「伝える技術」といわれているんだ。目的を持って情報を伝達することで、相手に理解してもらい、具体的な行動を取ってもらうことが目的だよ。

特に視覚からの情報が重視されるのが特徴で、図や表などを用いた資料が使われることが多いね。会社や学校でも幅広くプレゼンテーションは行なわれているよ。


PowerPointとは

スクリーンショット が含まれている画像

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猫田くん

なるほど。ちょっと理解っス。じゃあ、PowerPointなんなんスカ?

 かいせつ先輩

PowerPointは、プレゼンテーションのためのツールだよ。PowerPointはWordやExcelと並んで、MicrosoftのOfficeという製品の仲間なんだ。Excelは数値データを扱って計算することが得意で、Wordは文章を作るのが得意。それに対してPowerPointは、プレゼンテーションが得意なんだ。

プレゼンテーションは誰かに何かを伝えなければいけないけど、ただ話をするだけだと心もとないよね。だから紙の資料を配ったり資料を投影させたりして視覚から情報を得られるようにするんだけど、その資料を作る機能がPowerPointにはたくさん搭載されているんだ。


 

プレゼン必須スキル!PowerPointをイチから学ぶ

 かいせつ先輩

ここでは、授業内で先生が話してくれた、PowerPoint作成のために必要な作業について解説するよ!ただなんとなくPowerPointを立ち上げて資料を作っていた人は、一度チェックしてみてね!


石田先生:PowerPointは、いきなり立ち上げません。必ず準備が必要。

資料作成をするとき、目的があってやるわけですね。何かを誰かに伝えたい。商品なのか自分のことなのか。どんなことを伝えたいのか、その内容。あとはよりわかりやすく伝えるために、何か素材があった方が良いかもしれない。そういうときに、いきなりPowerPointで書き出すんではなくて、まず紙のノートでも良いしパソコンのメモ帳でも構わないので、項目を書き出しておきます。

このときに、全部じゃなくていい、細かいことまではいいので。

たとえば自己紹介のPowerPointを作るのであれば、名前を書くか、出身地、趣味を書くかとかを想像しながら大きい項目を書き出しておく。そのときに絵があった方がわかりやすいと思うのであればラフで描いておくとか、伝えるために写真が必要であればデータを事前に1箇所に集めておく。

お料理もそうですよね。作りながら冷蔵庫開けたり閉めたりするよりも、全部材料を出しておいた方がスムーズなので、それと同じです。もちろんこれは今言ったように作りながらやってもかまわないんだけど、事前にやっておいた方がスムーズですね。

そして、準備ができて実際にPowerPointで作ろうと思ったとき、もうちょっと考えないといけないことがある。その1つがデザイン(見た目)に関わること。たとえばスライドの大きさや文字の大きさ、あとは背景やフッターの色、会社名は全スライドに要るかとか、そういうことを検討します。

あと意外と大事なことは、作ったあと印刷するかしないか、それも事前に決めて設定に活かさなければいけないことの1つ。

たとえば作っているときはカラーですごく綺麗だけど、実際にはモノクロで印刷するとなったら、目立たせようと思って赤くしていたものが全く意味がなくなってしまうので、これは事前に検討し、確認しておかなければいけないこと。

なのでこのあたりは、事前に決める“べき”ことです。途中で変えることもできるけど、変えるために労力が必要になること。

じゃあその事前に決めるべきことを自分で決めるのか、誰かに決めてもらうのかしなきゃいけない。上司の方や外部の方など、誰かに資料作成を依頼されたとしましょう。依頼してくださった方がいたら、さっきの事前に決めるべきことは、決まっている可能性があるので、聞いてみましょう。

私だったら、これから紹介する3つの質問をします。

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まず、資料を作ってくださいと言われたら、「テンプレートはありますか?」と聞いてみてください。テンプレートとは、デザインに関わることが設定されている雛形だと思っていただければ良いです。

なので、もし「あるよ」って言われたら、もうその中にスライドの大きさとか使うフォントの種類とか背景の色が決まっているので、悩む必要がない。それとともに、変えちゃいけないかもしれない。

あとからそのテンプレートを別のものに変えるのは結構手間がかかるので、まず「ありますか?」って聞きます。もし「あるよ」って言われたら、素直にもらって使う。

もし「ないです。特に決まりはありません」と言われたら、自分でさっきの事前に決めることを決めなきゃいけないんですね。

「ないですよ」と言われたとして、2つ目の質問にいきます。

「スライドのサイズに決まりはありますか?」って私なら聞きます。スライドのサイズは、一般的には4:3という横幅の狭いものと、16:9という少し横幅の広いものの2種類が資料作成で使われることの多いサイズです。

これはお使いのPowerPointのバージョンによって、立ち上げたときの既定値って違うんですね。最近は16:9なんですよ。古いPowerPointは4:3。

なので、バージョンによっては変えなきゃいけない。これを作り込んでから変えるのは大変ですから、事前に聞いておきましょう。

もし、「特に決まりはないんです」とか「わからないです」と言われたら、4:3で作っておくのが無難。

なぜなら16:9って最近のワイド画面に対応しているものなので、たとえば機材が古いとかそういう都合上、昔の状況であればスムーズってことがわかっているのであれば、4:3にしておくのが無難です。

そして3つ目。「テンプレートはないとのことですが、フォント(文字)の種類や大きさに指定はありますか?」って私なら聞きます。

プレゼンテーション用の資料って基本的に、投影することを考えるのであれば、“ゴシック体”と呼ばれるものを使うのが一般的なんですね。紙で配る読み物を作るならこれに限った話ではないですけど。

そのフォントの種類に指定はありますかって私なら聞くし、会社さんによってはここが結構厳しく決まっていることがあるので、聞いてみると良いと思います。

あとはサイズ。作っているときは結構大きなパソコンの画面で作っているので、読めるような気がするんですが、実際に投影すると小さかったりするので、会場が広いとかであれば、「1番小さくてどれくらい?」と聞けるなら聞きましょう。

あと、これはおまけ。もし私だったら、これも聞くかなというもの。「スライドの下の方にイベントの名前やコピーライト、会社の名前を入れますか?」とか、「ページ番号に相当するスライド番号を入れますか?」とかも聞きます。

また、スライドの色を決めるために配布資料を印刷するかも聞きます。また、発表に使うのが自分のPCかどうかも、もし投影をするのであれば聞きます。

たとえば私のPCは2016で作っているけれど、会場に設置されているPCはもう少し古いバージョンかもしれない。そうなると場合によっては使えない機能があるかもしれないので、念の為確認しておきます。

これらの設定は、スライドを作り込む前に決めておきましょう。スライド1枚ごとに設定をするのは手間がかかるので、スライドマスターという機能を使います。

スライドマスターで元のスライドを設定すれば、その後スライドを何枚追加してもそのすべてに設定が反映されます。

大体これくらい決まったら、あとはしっかり中身を作り込んでいく。たとえばまだ入っていない文字を入れていくとか、まだ描かれていない絵を描いていくっていうのをやっていく。

やっていくとどうなるかというと、こんなことがしたくなります。

女性, 人, 電子機器 が含まれている画像

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使うスライドのレイアウトを、ちゃんと決める。たとえば絵を描きたいから、スライドに余計な枠は要らないとか。フォントサイズの再調整が必要だなとか。

スライドのデザインを決めたけど、フッターが大きすぎたとか線を足したいとか。いろいろ調整したいことが出てくるんですよ。

こうなったときも一発では決まらないので、内容を作りながらスライドマスターを使ってちょっとずつ直していきます。

 

 かいせつ先輩

ここでは、【プレゼンに必須!】PowerPoint(パワーポイント)入門講座からパワーポイントの疑問について授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ!

 

Q1:表紙にページ番号を入れないでくださいという場合と、入れた方が良いという場合がありました。どちらがより一般的でしょうか?また簡単に指定したページ番号を外すことは可能ですか?

A1:私の経験上、表紙には入れないことが多いですね。入れないというより、表紙には表示させない方が多いような気がします。

入れるときに使ったダイヤログボックスで、スライド番号を外すというチェックをしてすべてに適用していただければ、非表示になります。内部的に持っている番号を表に出すか出さないかの設定がダイヤログボックスなので、オフにしていただいてすべてのスライドに適用するとしてあげれば全部オフになります。

 

Q2:黒背景に白字、白背景に黒字、どちらがいいですか?

A2:カラーで印刷するのであれば、確実に白背景の方が良いですね。黒背景のスライドを作ってしまうと、真っ黒のスライドが紙にいっぱい出てきて、余白にメモを撮るときにも邪魔になるので、カラーで印刷するのであれば黒背景は止めた方が良いでしょうね。

あと、見やすいか見にくいかというのはその部屋の状況によります。結構明るいのであれば黒地に白抜きの文字の方が見やすいけど、暗い場合は背景が暗いと見づらいので。部屋の明るさや広さにもよりますが、紙に印刷するのであれば事前に必ず確認しておきましょう。

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