9/29(Tue)

今日の生放送

働き方改革が進められているなか、業務を効率化するためにデジタルツールを導入する企業が増えているね。でも、まだまだ無駄が多くて業務効率が改善されないと悩んでいる人もいるんじゃないかな。 

そこでオススメしたいのが、はじめての業務効率改善 -Office 365を活用して事務仕事を「ラク」にする方法-

本授業では、Microsoftが提供しているOffice 365について学べるよ。もっと業務を効率化したい人や、会社でITを担当している人はチェックしてみてね。

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先生名:目代 昌幸


授業の概要「Office 365 って一体なんなんだろう」「いまいちよく分からない、ちゃんと使えている気がしない」 とお思いの方もおられるのではないでしょうか?OAスキルを使いこなせると、業務の無駄がなくなり、業務効率が格段にアップします。この授業では、中小企業向けOffice 365 コンサルティングサービス「テラスク365」統括部長である目代昌幸先生が、組織で働く方々にこそ知ってほしい業務効率化の極意について、Office 365 を活用しながらお話しします。これを機にOAスキルを身につけて業務効率アップに繋げましょう!

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「Office 365」とは?

 

猫田くん

Office 365って何?どんなことに使えるの?

 

かいせつ先輩

Office 365は、Microsoftが提供しているサービスのことだよ。複数のアプリケーションをまとめて販売していて、月額料金を払って使い続けるサブスクリプション方式なのが特徴なんだ。

デジタルツールを活用して無駄をなくし、業務を効率化していこうという世の中の動きに合わせるような、さまざまな便利機能を備えているよ。

どのアプリケーションが何に使えるのかは、授業で先生が詳しく解説してくれたから、次の見出しの内容を確認してみてね。

 

はじめての業務効率改善 -Office 365を活用して事務仕事を「ラク」にする方法-

 

かいせつ先輩

ここからは、授業で先生が解説してくれた、Office 365の活用方法について学べるよ!Office 365は具体的にどんなことができるサービスなのか、そしてどういうケースで使えるのかを知れるから、自社にも導入すべきかどうか考えながら学んでいこう!

 

 

先生のご紹介

目代 昌幸

 

目代 昌幸 (もくだい まさゆき)

株式会社ソノリテ ワークスタイルコンサルティンググループMG

テラスク365統括部長。小売業、製造業のIT運用担当社内SEを経て、ITベンチャーにて Office 365を含めた企業の情報基盤全体の構築と運用サポート事業を立ち上げる。 Office 365 サービス開始直後から日本で唯一の Office 365 ユーザーコミュニティを設立、定期的なコミュニティ勉強会を都内で開催する。オンライン上でもOffice 365 公式フォーラムでの回答やFacebookコミュニティの運営など公私の別なくOffice 365 と関わっている。 これらの活動が認められ、 2014年1月から3年連続でMicrosoft MVP for Office 365アワードを受賞中。

 

 

 

目代先生:Office 365とは、Microsoftのクラウドサービスのブランド名です。複数のクラウドサービスをまとめて提供しているものですね。月額課金サービスです。

 

 

まず、オフィスソフトが含まれています。ExcelやPowerPoint、Wordなどのソフトは、常に最新版を利用できるんですね。そして、新バージョンが出てもお値段据え置きで使うことができます。

さらに、1人あたり15台のデバイスにインストールができます。会社と自宅のパソコン、スマホ、タブレットなど複数のデバイスで仕事をしても、Officeを買い足す必要がありません。

 

 

続きまして、メール・Exchangeです。Exchangeは聞きなれないかもしれませんが、Outlookはご存知の方も多いかもしれませんね。メールのソフトです。1人あたり50GBのクラウドメールが使えて、どんなデバイスでも内容を同期して見られます。

あと便利なのが、カレンダーの機能です。自分だけじゃなくて同僚のカレンダーも見られて、重ね合わせて確認できます。そうすることで、この時間このメンバー空いているかなというのがすぐ確認でき、時間の調整がしやすくなります。

 

 

続きまして、OneDrive for Businessです。1人あたり1TBの大容量クラウドストレージを使えます。使いたい放題ですね。

しかも、間違えて上書きしてしまったとしても、500バージョンまで履歴を管理できます。さらに、OfficeのファイルであればパソコンにOfficeがインストールされていなくても、ブラウザで閲覧や編集が可能です。

 

 

続いては、Skypeです。企業向けのSkypeで、社内メンバーとの会議や遠隔地との会議によく使われます。1時間の会議のために3時間移動に費やすといった必要がなくなります。さらに、ファイルやパソコン画面の共有もできるんですね。

 

 

次は、SharePoint Onlineです。これは、社内のポータルサイトや部門サイトといった情報を共有するためのサイトです。

SharePointに情報を集めることで、どんどん情報が集まってくるサービスにしましょうというものですね。会社全体で1TB利用可能なので、結構な大容量を使えます。例えば社内であれば申請書のフォーマットを保存したり、お知らせの文書を掲示したりできます。

ほかにも、社外の人と情報共有するための専用サイトを作ることができるんですね。メールでファイルを送ると宛先を間違えたりファイルを添付し忘れたりすることがありますが、SharePointにファイルを置くと、「置きました」というメールを送るだけで済みます。万が一宛先を間違えたとしても、情報漏洩にはなりません。

 

 

次は、yammerです。TwitterやFacebookといったSNSを会社の情報共有に使うのは、情報漏洩のリスクもあって良くないですよね。そこで、社内専用のSNSを使いましょうということです。yammerの目的はさまざまですが、基本的には社員間のコミュニケーション促進ツールです。

例えばみんなで今日のごはんや猫の写真を送って、業務外のコミュニケーションを楽しむこともできます。いつも一緒に仕事をしているメンバーだけでなく、趣味が同じ方を集って交流を楽しむことも可能ですね。

逆に、ガッツリ業務に使うこともできます。グループを作ることができるので、担当ごとにグループを作って報連相のツールにもできますね。普段メールを使っている人だけでなく、みんなに情報共有できます。楽しむことも業務で使うこともできますが、僕のおすすめはどちらかに決めることです。

 

 

ここで紹介したOffice 365の機能は、一部です。しかも、どんどん機能は増えているんですね。なので、つい全部の機能を使おうとしがちですが、その必要はありません。

さらに、使用する計画を立てて全社展開しようとしたときには機能が変わっているということもあるので、まずスモールスタートすることが重要です。まずは少人数で集まって、とりあえず使ってみるのが良いですね。そこからみんなに展開していくのが良いと思います。

ここからは、ケーススタディとしてOffice 365を使用した生産性の高め方を見ていきましょう。

 

1つ目は、使いたい資料を探せないケースです。資料を作りたいんだけど、その件について誰が知っているのかわからないということがよくあるかと思います。

そのとき、例えば社員全員にメールを送ると、宛先がものすごい数になるしすぐに返事が来ないことも考えられます。メールに返事をするときって、堅苦しい文章になりがちですから時間がかかりますよね。

ここで社内SNSであるyammerを使い、「この件について資料を探しているんですが、誰か持っていませんか」と呼びかけると、「資料を持っている」という人がいるだけでなく、「その件なら誰々さんが詳しいよ」というヒントをもらえる可能性があります。

 

 

2つ目は、ファイルが入ったパソコンが壊れるといったケースです。データ保存には、OneDrive for Businessを使いましょう。パソコンは機械なので、壊れることもあります。

そういったときにデータがどこかにあれば、パソコンが壊れても仕事ができますよね。例えば作った資料を事前に誰かと共有しておくとか、クラウドに保存しておくなどの対策をしておけば、別のデバイスから確認できます。別のデバイスからプレゼンをしたり、印刷をしたりということもできますね。

 

 

3つ目は、社内メンバーの予定を確認したいケースです。Skype for BusinessとExchangeを使うことで、「今」の予定を確認できます。例えば急遽打ち合わせをしなきゃいけないときに、「あの人たちの予定は空いているかな」という確認はExchangeの予定表を見ることでできます。

本当に今から打ち合わせできるかというのは、Skype for Businessのプレゼンス情報で確認できますね。チャットで話しかけるときは、電話と同じなので「今ちょっと良いですか?」という気遣いから始めるのが良いかと思います。

 

 

最後に、デジタルシフトが及ぼすリスクについてお話ししたいと思います。デジタルシフトによって自宅で仕事ができるというメリットがありますが、自宅に仕事を持ち帰ることで情報漏洩につながるリスクもあります。

また、悪いことをする社員が重要データを流出させてしまうかもしれません。そして、デバイスを壊してしまったり盗難に遭ったりするリスクもありますよね。もしくは、データをMicrosoftのデータセンターに預ける不安というのもあるかもしれません。こういったものを解消することができるんだろうかというお話しです。

 

リスクを回避する手段は、いくつかあります。Office 365がもともと備えている機能を使ったり、追加のサービスやMicrosoft以外のベンダー製品と組み合わせて、リスク回避のソリューションを組めるかと思います。

データのコピーや印刷をできないようにすることもできますし、決められた場所やデバイスだけアクセス可能にすることもできます。この事務所でないとダメとか、会社のパソコンでないとダメとかですね。もしくは、IDやパスワードが流出したとしても、IDやパスワード以外に決められたスマートフォンでないとログインできないと決めることも可能です。

または、デバイスにデータを保存しないようにしたり、デバイスをなくしたら遠隔操作でデータを消したりするというやり方もありますね。Microsoftのデータセンターは、ISO27001やISO27018などの規格を受けていますし、データの漏洩について厳しく定められているEUのルールにも準拠しています。

 

Q&A!みんな気になる、あの疑問に先生が回答

かいせつ先輩

ここでは、授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ!

 

Q1:先生がOffice 365で1番よく使っている機能は何ですか?

A1:僕がよく使っているのは、SharePointの機能です。SharePointの情報共有ですね。ついついメールに添付して送ってしまうんですが、それはもうやめましょうと。ファイルを作るときって結局仕事として作るので、みんなで共有してナンボなんですね。みんなで使ってナンボの資料が出来上がるはずなので、個人で抱えていてもしょうがないんです。なので、自分で持っているんじゃなくて、みんなで共有するためにSharePointにアップロードしています。

これは僕だけじゃなくて、ほかの人もそうしてくれているんですよ。そうすると、「この資料どうにかして楽に作れないかな」というときに、似たような提案書や設計書などを作っている人がいるんですね。だから「この人の資料をテンプレートとしてうまく使わせていただこう」ということが多いです。作業効率も上がりますし、資料の品質もどんどん上がっていきます。

 

Q2:バージョン履歴は便利ですが、とんでもなく重たいファイルを何回も保存して容量を食うということが起きて困っています。Office 365だと容量も大きそうなので、それほど心配はないのでしょうか?

A2:まさしくその通りで、バージョン履歴はとても便利ですが、バージョンが増えるごとに必要な容量が増えていきます。ですが、容量は1TBとかなり大きいので、あまり心配する必要はないんじゃないかと思います。

仕事効率UPパッケージ

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