7/4(Sat)

今日の生放送

ーー目次ーー

1. 「スプレッドシート」とは?

2. Googleスプレッドシート基礎

3. 「スプレッドシート」をさらに学んでみよう!

 


 

 

かいせつ先輩

「Googleスプレッドシートを使ったことがない!」

「Googleスプレッドシートをもっと便利に使いたい!」

「Googleスプレッドシートの使い方を知りたい!」

そんな方にオススメの授業が「Googleスプレッドシート基礎」。この授業ならGoogleスプレットシートについて学ぶことができるよ!

 


 

 

ーこの授業を無料で観るー

先生名:上羽

授業の概要:Schoo法人向けサービスのプロダクトオーナー、兼RPA調査員。 「いかに社内業務を自動化するか?」を常に考え、周囲に提案している。 その提案により日々の単調な作業から解放され、クリエイティブな仕事に集中できるようになったスタッフは数多い。

Googleスプレッドシート基礎
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「スプレッドシート」とは

猫田くん

スプレッドシートってなんスカ?

Excelと何が違うんスカ?

かいせつ先輩

スプレッドシートはGoogleが提供している表計算ができるソフトで、Excelと同じように仕事やそれ以外の場所でよく使用されているね。様々な作業を自動化できるところがいいところだね。

スプレッドシートとExcelの一番大きな違いは同時編集できるかどうかだよ。それ以外はいくつか違う点があるけど、ほとんど一緒だよ。

 

Excel スプレッドシート
同時編集できない 同時編集できる
自動保存されない 自動保存される
有料 無料

 

その他にも関数の細かいところで違いがあるよ。

 


 

先生のご紹介

上羽 RPA調査員

Schoo法人向けサービスのプロダクトオーナー、兼RPA調査員。 「いかに社内業務を自動化するか?」を常に考え、周囲に提案している。 その提案により日々の単調な作業から解放され、クリエイティブな仕事に集中できるようになったスタッフは数多い。

タナカ 脚本家

「Schooのカニサンラジオ」ゲストコメンテーター。

 


 

Googleスプレッドシート基礎

本授業はレベル感としては、Excelを触れたらいいかなぐらいの人を対象としています。基礎の基礎について解説していきます。具体的にはツールバーやショートカットなどについて学んでいきます。

Googleスプレッドシートで画面に映っている紫やオレンジ色の枠線は同時編集している人です。右上に匿名動物名が出てきます。こちらが同時編集している人たちを示しています。

一番下にタブがあり、授業前シートと教材というシートをみることができます。

今日はチケット販売シートというのを作っていきたいと思います。

まず、完成図を見ましょう。このようなチケット販売シートを作っていきたいと思います。

スプレッドシートの拡大縮小はこちらのズームのところを押すと拡大縮小が選択できます。これが、スプレッドシートの拡大縮小方法です。

早速チケット販売シートを作っていきましょう。

まず、スプレッドシートを目の前にしてどこから手をつけていいか悩みますよね。まずは必要そうな項目を入れていきます。A1に枚数を入れてみましょう。次にB1に名前、C1に支払い状況を入れていきます。

ちなみに、スプレッドシートにおけるセルの移動方法ですが、入力した後にtabキーを押すとセルが右に移動していきます。入力した後にenterキーを押すとセルが下に移動していきます。

このように項目を入れていきます。次に枚数を入れていきましょう。

猫田くん

スプレッドシートは同時編集ができるんスね

かいせつ先輩

そうだね。Excelも使うけど同時編集ができるところがいいところだね。

このようにシートができました。次に、枚数、名前、支払状況、支払方法、金額の部分はもう編集する項目ではないので色を変えたいと思います。色を変えたいセルを全て選択します。

スプレッドシートのセルに色をつける方法はこちらのバケツのマークを選択します。ここで色を選択できます。グレーにすることが多いですね。

次に、文字を太字にする方法は、セルを選択してBのところを選択します。

では、上に行を追加してみましょう。完成図を見ると上に3行あるので3行選択しましょう。

3行選択したらここで右クリックしましょう。そして、3行を上に挿入をクリックします。

ここで問題になるのが先ほど見出しにつけたグレーが残ってしまっているので、ここだけ選択して白に戻しましょう。

塗りつぶしの色から白あるいはリセットを選択しましょう。

次にA1のところに自分の預かった枚数を記入しましょう。A2、A3に必要な項目を記入し、ここももう編集しないのでグレーにしてしまいましょう。B1に預かり枚数50枚も記入してしまいましょう。ようやくスプレッドシートっぽくなりましたね。

かいせつ先輩

ここでコメントをみてみよう。

Q.ExcelのGoogleバージョンという認識は間違いですか?

A.あっています。むしろ、Excelを参考にしたという感じで、全く同じ機能ではあるんですけど、独自の機能もあったり、ない機能があったりする点が違いますね。若干違う部分があります。オンラインでみんなで編集できるという点が一番大きな違いですね。上級の違いとしては、Googleスプレッドシートにしかない関数があります。

Q.スプレッドシートの列の幅を一気に変えるにはどうしたらいいでしょうか?調べ方が悪かったのか以前調べたのですが出てきませんでした。

A.やってみましょう。

列の幅を一気にということは、複数の列を一気にということですかね。その場合はまず列を選びます。列DEFの幅を広くしたいとしてやってみましょう。

まず列DEFの列を選択します。DEFを選んだ状態で、

Fだけでいいので右に動かします。そうすると3行同時に幅を広げることができます。

あとは、スプレッドシートでセルの中身によって幅を変える方法です。

ここで左に伸ばさずにダブルクリックしてみましょう。そうすると、中身によって幅が変化します。

では先ほどの部分に戻りましょう。預かり枚数は入れましたが、販売枚数の部分は一人一人の枚数を合計したものが反映されると嬉しいですよね。

入力した1,5,4の合計である10枚が出てきてほしいですよね。

ここでSUM関数を使います。これは使う人が多いと思います。

まず、=sumと入力します。次に”(”を入力して合計したいセルを入力します。今回の場合はA列をずっと下まで合計したいので、A6:Aで大丈夫です。

ここもExcelと異なりますね。Excelの場合はA1000と入れなくてはいけません。スプレッドシートの場合はAと入れると際限なくずっとという意味になります。

最後”)”で閉じてenterを押すと計算が完了します。

次の残枚数も自動で出るようにしたいですよね。預かり枚数ひく販売枚数を計算したいです。

スプレッドシートにおける引き算の場合は=B1-B2で計算します。

これで計算できました。試しに新しく10枚売れたとしましょう。

A9に10という数字を入れるだけでB2とB3の値が変わります。

もう一つ自動化したいところがあります。金額の部分ですね。1枚1500円というのは変わらないので、1500円×枚数の結果が金額の部分に出てくるようにしたいです。

今まで、頭の中でやっていた計算を自動化しましょう。佐藤さんの値は間違っていますね。このようなことが起こらないように1500円×枚数にしましょう。ではどういう計算をすればいいかというと単純です。かけ算をします。=1500*A6と入力します。

スプレッドシートでかけ算をするときは×ではなく*(アスタリスク)を使います。これでenterを押すと1500円×1枚で1500円と出ました。

ここからまたスプレッドシートの便利なところになってくるんですけれども、青枠の右下に小さい点があるのが見えるでしょうか。

小さい点の上にカーソルを合わせると十字になります。

スプレッドシートで計算を他の枠にコピーしたいときは、十字になったカーソルを下に動かすことでセルのコピーができます。

中の計算式をみてみると、E6のセルでは1500*A6だったのが、一つ下のセルでは1500*A7と一つずれています。

コピーしただけで自然と値が変わってくれるのがスプレッドシートやExcelのいいところですね。最初は戸惑うかもしれませんが、これがあるおかげで色々と自動化ができます。

次に支払状況に行きましょう。この部分は済、済、未、未となっていて、2パターンしかないのに毎回入力するのは大変ですよね。そこで選択できるようにしていきたいと思います。

スプレッドシートでセル内で選択肢を作る方法は、

セル内で右クリックをして、一番下のデータの入力規則をクリックします。

選択するとこういった画面が出てきます。

まず、リストを範囲で指定というところをクリックします。

次にリストを直接指定をクリックします。リストというのはどういう選択肢を出すかという意味です。直接指定というのは右側のところにどんな選択肢を出したいか、というのをカンマで区切って出していきます。カンマは日本語の”、”ではなくて英語の”,”で入力します。

これで保存を押します。そうするとセルに▼が出てきて選択ができるようになります。

これがいわゆるプルダウンです。セルにプルダウンリストを表示したことになります。

これも先ほどと同じく式のコピーができますので、青枠の右下の小さな点にカーソルを合わせて、下にコピーしていきます。これでプルダウンが設定できました。データの入力規則から選ぶことができます。

同じことがチケット渡し状況のところでもできます。ここもやってしまいましょう。データを右クリックしてデータの入力規則を選択、リストを直接指定にして、セルにプルダウンリストを表示すると、チケット渡し状況の方も完成です。

かいせつ先輩

ここでコメントを確認してみよう。

Q.十字を下に伸ばす際に、あまりにも長すぎる場合はどうするのでしたっけ?

A.やってみましょう。

例えば、この場合にC列を一番下までコピーするときですよね。

スプレッドシートで式のコピーを一番下まで行う場合は、青枠の右下の小さい点にカーソルを合わせて、カーソルを十字にした状態で、ダブルクリックをします。そうすると、自動的に必要なセルまでコピーしてくれます。右か左かどちらか隣接している列の一番下までコピーしてくれます。隙間があるとできません。複数のセルを一気にコピーすることもできます。

Q.一番下の編集中のセルへ一気に移動する方法を教えてください。

A.いちいち矢印キーで移動するのは面倒ですよね。

スプレッドシートで一番下のセルまで一気に移動するショートカットキーの方法は、Macであればcommand、WindowsであればCtrlを押しながら↓を押します。

セルの一番下や一番右まで一気に移動する方法は上下左右どの向きでも使えます。

では、続きにいきましょう。

体裁を整えていきましょう。

スプレッドシートで文字を太くしたいときは、ショートカットキー:command+B、Ctrl+Bでも太くできます。

合計金額も計算しましょう。170枚売ったことになっているのでかけ算でもいいですし、元の金額の部分をsumで計算しても構いません。

あとは見た目を整えていきましょう。

まずは金額を円に変えましょう。数字の単位を変えないといけないので、E列全体を選択します。スプレッドシートで数字の単位を変更する、数字を円に変える場合は、ツールバーに表示形式を通貨に設定という部分があります。

ここを押すと、表示形式が円に変わります。

今、.00がついてしまっているのでこれを消しましょう。スプレッドシートで桁数を変更したいとき、小数点以下の桁数を減らしたい場合は、ツールバーから小数点以下の桁数を減らすのボタンを選択します。これを押すと桁数が減ります。

同じように、ここを枚にしたいのですが、枚という単位はありません。表示形式を押しますと、数字から数値、パーセント、通貨、時間などを選択できますが、枚はありません。そこで、枚を作らなくてはなりません。スプレッドシートで新しく単位を作りたいときは、

一番下の表示形式の詳細設定から、カスタム数値形式を選択します。

次に数字を入れてから単位を入力します。今回は0枚と入力しています。適用をクリックすると、枚という単位がつきます。

表示形式の詳細設定で単位をつけた場合は、セル上では単位がついていますが、数値として登録されているので、足し算や引き算も問題なく行えます。見た目だけ単位がついているという点がポイントです。

あとは、変えられる部分と変えられない部分をわかりやすくするために、計算してあっていじってはいけない部分を黄色に塗りましょう。

ここは自動的に出てくるからいじらないでね、という意味です。

あとは使わない列がたくさん出ていますが、これを消しましょう。これがGoogleスプレッドシートのいいところの一つです。G列以降使っていませんのでここを削除してしまいましょう。

Googleスプレッドシートで使わない列を削除したいときは、その列からZ列までを選択します。今回で言えばG列からZ列を選択します。次に、上の部分で右クリックをして、列G-Zを削除を選択します。

この結果、G-Z列を削除することができました。

行も同じように削除してしまいましょう。行25-1001を選択して削除します。

もし、行が足りなくなった場合は、一番下に1000行追加というボタンがあるので、追加ボタンを押しましょう。

かいせつ先輩

ここで、質問を確認してみよう。

Q.セルが隣接していない場合は、地道に伸ばさなくてはいけませんか?

A.Googleスプレッドシートで式のコピーをする際のダブルクリックですね?地道にコピーしてもいいですし、隣接するように頑張るのもいいと思います。行をずらすということですね。

Q.縦と横のどっちが列でどっちが行ですか?

A.これは、昔予備校の先生に聞いたことがあります。皆さんもご存知かもしれませんけれども、Googleスプレッドシートの行と列の区別は「行列」の文字のつくりの部分に注目しましょう。「行」は右側が横棒ですね。「列」は右側が縦棒ですね。したがって、列は「縦」で行は「横」です。これは覚えやすいのではないでしょうか?

では、次のシートに移りましょう。今回は劇団員のシートをつくりましたが、次は全体管理のシートを作っていきます。このシートに追加して作っていきたいと思います。

Googleスプレッドシートにシートを追加する方法は、左下の+のマークをクリックします。すると、シートを追加できます。

シートを追加したので、シートの名前を変更しましょう。

Googleスプレッドシートの名前を変更する方法は、シート名の上でダブルクリックをします。ダブルクリックをすると編集できるようになります。「個人用」と「全体管理用」に名前を変更しましょう。

早速必要な項目を記入していきたいと思います。まず、劇団員の名前、預け分などを記入していきましょう。次に合計何枚刷ったのかを記入しましょう。10000枚にしましょう。これも決定です。そして、販売枚数、残枚数と合計売上金額の欄を作成します。

猫田くん

そろそろファイル名をつけて保存したほうがいいんじゃないスカ?

実はですね、保存されています。Googleスプレッドシートは何もしなくても、シートの内容が全て自動的に保存されています。ここも、Excelと異なる点です。

この「変更内容をすべてドライブに保存しました」の部分を見て欲しいのですが、ドライブというのはインターネット上の保存領域のことですから、インターネット上のドライブに編集内容がリアルタイムで保存されることになります。

Googleスプレッドシートは編集履歴が保存されています。以前の編集状態に戻したいといった時も以前の編集状態に戻すことが可能です。

「変更内容をすべてドライブに保存しました」の部分をクリックすると、編集履歴が出てきます。

ここをクリックすると、以前の履歴が現れます。

下向きの矢印をクリックすると、さらに詳しく見ることができます。

それでは、授業に戻りましょう。

この状態で売上金を記入したいのですが、一人一人が割引して売っている場合があるので1500×販売済という計算はしたくありません。そこでセルの参照を行います。

Googleスプレッドシートでは、他のシートのセル内容の参照ができます。まず、売上金の部分でイコールを押します。他のシートに移動すると、式自体は画面上に維持されるので、その状態のまま、参照したいセルをクリックします。

=”個人用_田中”!E1という式が出てきて、実際に全体管理用セルに計算結果が反映されます。これがセルの参照です。

販売枚数もセルの参照にしてしまいましょう。イコールを押してから、シートを移動し、販売枚数のセルを選択すると、全体管理用セルに反映されます。

こういった自動化はExcelであったり、スプレッドシートの良いところですね。

かいせつ先輩

ここで、質問を見てみよう。

Q.Excelやスプレッドシートをあまり使ったことがなかったので、どういう場面で使ったら良いのかわかりません。使って管理したほうがいいもの。使ったほうがいいものはありますか?

A.これは、社会人でなくても劇団の映画のチケットとかでも使いますよね。家計簿とかでExcelを使う方もいますからね。前回のスプレッドシートの授業でもタイムラインでおっしゃってた方がいらっしゃるんですけれども、PTAの業務とかもスプレッドシートで管理することで効率化できることがあるみたいですね。

無料なのもいい点ですね。Excelは一応無料ではないですから、これだけのサービスを無料で使えるのはいいと思います。

Googleスプレッドシートは、オンライン上のサービスなので、自分で何もしなくても勝手にアップデートされるので、そこもいい点ですね。

Q.使われている関数はExcelと変わらないのでしょうか?

A.9割は一緒です。スプレッドシートにしかない関数が時々あります。

Q.使用するフォントは数字はArial、文字はメイリオと聞いたことがあるのですがあっていますか?

A.そうですね。基本的にフォントを変えることはないので、それを使っておけば間違い無いと思います。あまりフォントで見た目をいじるツールではないということです。

 

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