ーー目次ーー
1.「 報連相」はなぜ重要？
2. デキる若手の報連相
3. 報連相をさらに学んでみよう！
かいせつ先輩
社会人になると必ず言われるのが、報連相が大切ということだよね。
なぜ報連相が重要なのか？
報連相をする上でのポイントは？
これを知ることで、よりスムーズに上司や先輩とコミュニケーションをとることができるよ。
猫田くん
社会人になると「報連相」をしっかりしなさいってよく言われるっス。
まず報連相って何なんスカ？
報連相は「報告・連絡・相談」の略だね。
ビジネスを進めていく中でコミュニケーションの基本となるんだ。
報連相をしっかりすることで、上司や先輩は業務の進捗状況や、正しく進められているかということを把握出来る。
それによって適切なアドバイスをしたり、軌道修正をすることでスムーズに仕事を進めていくことが出来るんだよ。
でも先輩が忙しそうにしてるときは話しかけにくいス……。特にミスした時の報告はしたくないス。
ミスやトラブルが起きた時ほど、速やかな報連相が大切になるよ。自分で解決しようとするとより問題が大きくなってしまうこともあるからね。
あと報連相のポイントを押さえることで、スムーズに伝えることが出来るから、1つ1つ学んでいこう。
松本真也 中小企業診断士
ICU 国際基督教大学 卒業。中小企業診断士。 芸能プロダクションの株式会社アミューズに新卒入社。アイドルやダンスグループのマネジメントに携わる。 その後、Webインテグレーション国内最大規模のIMJ Groupに転じ、Web広告プランナー、人事、経営企画、新規事業開発など、Webの最前線で幅広く経験を積む。 現在は、テクノロジーの分かる中小企業診断士として、エンタメ業界やクリエイティブ業界での起業や事業成長をサポートしている。
ICU 国際基督教大学 卒業。中小企業診断士。 芸能プロダクションの株式会社アミューズに新卒入社。アイドルやダンスグループのマネジメントに携わる。 その後、Webインテグレーション国内最大規模のIMJ Groupに転じ、Web広告プランナー、人事、経営企画、新規事業開発など、Webの最前線で幅広く経験を積む。 現在は、テクノロジーの分かる中小企業診断士として、エンタメ業界やクリエイティブ業界での起業や事業成長をサポートしている。
まずは報告・連絡・相談この3つに共通するポイントから見ていきましょう。
①目的
②対象
③内容
と分けていきます。
目的なんですけど、まずなんのために情報を伝えるのかということですよね。情報を伝えるときには、事実と意見を分けて考えましょう。
まずは事実の伝達をするためなのか、事実だけでなく意見も伝達するためなのか、事実とその意見に対する助言の獲得をしたいのか。
さらに、対象なんですね。報連相する対象、相手です。
例えば同僚や上司や取引先などですね。さらに場面ですけど、例えば会議なのか対面なのか、電話メール、こんなものがあるんですね。
あとタイミングですね。これは緊急度が関わってくるんですけど、報連相する相手や自分にとって時間の余裕があるのかないのか。こんなことがタイミングに含まれます。
これ次第で結局何を使って報連相するのかっていう手段が変わってくるんですね。例えばなんですけど、報連相する相手が同僚、そして対面でお話が出来る、さらに時間の余裕がないという場合は口頭のみでパッと簡潔に伝達をするという手段がいいでしょう。
あとは取引先と会議、時間の余裕があるという場合はきっちり資料に残るようにしてあげて、資料配布してさらにそこに口頭で補足できれば手厚いですよね。このように対象の内容に応じて、手段を変えていこうという話です。
内容に関しては事実と意見を分けましょうということですね。これは大原則として覚えておきましょう。
報連相ごとのポイントを見ていきましょう。
まず報告のポイントなんですけど、大きく分けて３つあります。
①中間報告
②トラブル報告
③完了報告
まず上司から指示を受けますよね。そこに対して仕事の完了まで、報告するタイミングが３回あります。まず中間報告ですね。必要に応じて途中経過を報告するということです。
必ず途中経過を報告して、上司から指示を受けてくださいね。特に長期に渡る仕事、あとは難度の高い仕事を任された時は特に重要ですね。
基本的に上司のみなさんは新人のみなさんにも、少しストレッチのかかった成長できるような仕事を任せているので、内心ドキドキしているんですよ。上司のそのドキドキを解消するために報告していこうということですね。
次にトラブル報告です。仕事にはトラブルがつきものですので、その場合は出来るだけ速やかに報告していこうということです。ここで叱られたくないなとミスを隠そうとしたり一人で対処しようというのは厳禁です。
最後に完了報告なんですけど、大事なのは仕事を終えたことが仕事の完了ではないですよ、ということです。上司に完了報告をし、承認された時点で仕事の完了となります。
次に連絡のポイントです。
①通常
②緊急
③重要事項
相手に伝わった時点で連絡が完了となります。これも連絡の時に客観的に事実を伝えていこうということですし、抜け漏れがあったら正確な判断材料は与えられないので、ここも気をつけてください。
通常・緊急・重要事項という形で大きく分けて３つありまして、通常の場合は相手にとって最も都合がいいところを選択することが大切です。
例えば最近電話よりもメールの方がいいよという人もいっぱいいますよね。こういう時はメールでいいんじゃないかということ。
一方で緊急の場合、この場合はメールだと危ないですね。なぜなら連絡がついていないとその人が動き出せませんので。
さらに重要事項についてはちゃんと送りましたということがすごく大事だったりします。そうでないと相手からそんなの聞いてないですよということを言われてしまって、こちらの方が損害を被るということがあります。
これはきちんと伝わってかつ記録として残るということ。エビデンスが残るといいますけどね。記録として残るような手紙ですとかメールで残すということが大事です。当然相手から受け取りましたという言質をとることも大切ですね。
最後、相談のポイントです。
①現状
②達成したい目標
③相談前に実施したこと
④目標達成していない理由
新人の時は特になんですけど、なるべく多く相談するということをしてあげてください。その時大事なのが４つなんですけど、現状をしっかり伝えていくということ。それから自分が本来達成したいという目標、つまりあるべき姿を描くということですね。
目標と現状のギャップというのが達成してないことということになります。これが、なぜ達成していないかという理由ですね。
そこに向かって自分としても相談前にここまでやったんですけど、という実施したこと。
この４点セットを事前に準備して上司に持っていきましょう。
たまに相談受ける時に、これわかんないんですけどどうしたらいいですかとこられると、それでは成長がないじゃないかと心配になってしまいます。
みなさん自分で考えた上でここまでやったということをアピールしながら伝えていってほしいなと思います。
この時にですね、自分が急ぎだからといって相手がすごく忙しそうにしてるのにガツガツきて、今すぐくださいとかそういうことじゃないですよね。
だったらもう少し早く来いよということになってしまうので。相手のタイミングをリスペクトしてあげて、相談するということが大事です。
報告に関するケーススタディをやってみたいと思います。
NG例をお話ししますのでどこが悪かったかな、どうすれば良かったのかなというところを考えながら聞いてください。
ケーススタディ①
登場人物…新人松本くん、花見課長
NG例
花見課長：松本君、スクー商事への請求書郵送した？
新人松本くん：はい、もう送りましたよ。多分おとといには到着してると思いますよ。
花見課長：おとといって……。もう今日２日目。新しい取引先なんだから、こちらからお礼を言うのが筋なんじゃない？
新人松本くん：え、はい……。
花見課長：もう、なってないね。
何がNGだったか、みなさんわかりましたか？
報告のポイントを見返しながら考えてみるとわかるかもしれません。報告のポイントとしては３つあるということをお話ししました。
完了の報告だけでなくて、中間報告もほしかったですね。これから投函してきますけど、何か忘れ物ないですか、などですね。
あとは完了報告ですよね。仕事を終えたことは仕事の完了ではない。この場合は花見課長が承認してくれた時点で仕事の完了です。
それでは次はOKパターンをやってみたいと思います。
OK例
新人松本くん：課長。今１分だけお時間よろしいでしょうか。
花見課長：いいよ。
新人松本くん：ありがとうございます。先ほどご依頼頂いた請求書の投函が、ただいま終わりました。スクー商事さんに本日発送したことを連絡しておきましょうか？
花見課長：ありがとう。でも今回は新しい取引先だから私の方から連絡しておくよ。
新人松本くん：はい、かしこまりました。
素晴らしいですね。
まず完了したことをきっちりと報告していましたよね。
さらに良かったのが、自らお客さんに報告しましょうかと言っていましたね。このように、言われたことをただやりましたという報告、もちろん大事なんですけど、プラスオンをしていくとより良いですよね。
では次は連絡についてどうすればいいか考えていただきたいと思います。
ケーススタディ②
登場人物…花見課長、新人松本くん、スクー商事の鈴木さん(お取引先)
NG例
デスクでランチを取っている松本くんに花見課長から電話がかかってきました。
花見課長：今日の13時半にスクー商事の鈴木さんとアポイントなんだけど、すごい渋滞で30分くらい遅れそうなんです。鈴木さんに連絡して14時からのアポイントに変更してもらえるように調整してもらえないかな？
新人松本くん：はいかしこまりました。
松本くんはスクー商事の鈴木さんに連絡しましたが、ランチに出かけているということでした。仕方ないので、メールをしておきました。
新人松本くん：あーよかった。メールしたから一安心。
しかしこの後鈴木さんがメールをチェックする時間はありませんでした。花見課長が14時に伺ったところ、鈴木さんはカンカンに怒ってしまっていました。
これはどうすれば良かったのでしょうか。
連絡のポイントなんですけど、これは相手に伝わった時点で連絡完了でしたよね。
今回の場合通常と緊急重要事項、どちらでしょうか。緊急ですよね。緊急の場合は最も早く確実に伝えられる手段ということで、メールじゃなくて電話で確実に伝えられるということが大事でした。
OK例
松本くんはスクー商事の鈴木さん宛に電話しました。
新人松本くん：私、株式会社道玄坂の松本と申します。鈴木さんはいらっしゃいますでしょうか。
受付：あいにく鈴木は昼食に行っております。13時頃に戻る予定ですが、いかがいたしましょうか。
新人松本くん：それでは13時くらいに改めてお電話差し上げます。大変恐縮ですが、至急お伝えしたいことがございますので、株式会社道玄坂の松本より電話があった旨だけお伝えいただけますでしょうか。
受付：はい、かしこまりました。
13時に鈴木くんは改めてスクー商事の鈴木さん宛に電話しました。
新人松本くん：お世話になっております。私株式会社道玄坂の松本と申します。
鈴木さん：はい、こちらこそお世話になっております。鈴木です。先ほどはお電話頂きましたのに出られずすみませんでした。
新人松本くん：いえ、こちらこそ。実は弊社の花見が13時半にお伺いする予定だったのですが、渋滞に巻き込まれてしまい、遅れてしまうことのお詫びのため本日差し上げております。大変申し訳ございません。
鈴木さん：それは災難ですね。何時頃になりそうでしょうか？
新人松本くん：大変恐縮なのですが、もし可能でしたら14時に変更をお願いしたいのですが……。
鈴木さん：いいですよ。14時で大丈夫です。
新人松本くん：ありがとうございます。ではどうぞよろしくお願いいたします。
はい、いかがでしたでしょうか。やはり最も早く確実に伝えられる手段ということですよね。
きちんとお電話をして、さらに相手に伝わった時点で報告完了ということでホッと胸をなでおろして電話して、花見課長に大丈夫でしたよとお伝えいただければと思います。
プラスアルファで、花見課長にちゃんと言っておきましたよと連絡をするといいですね。
ここでは、授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ！
Q1：報連相が大切だと思いつつ、状況説明が長くなり過ぎてしまいます。報告なのか連絡なのか相談なのか、自分でもわからなくなります。
A1：まずは自分が伝えたいのは報連相のうちのどれなのか、考えてみましょう。そして最初にどのテーマについての話で、それが報告なのか連絡なのか相談なのかということをセットで伝えるようにしましょう。
Q2：こんな小さなことまで報告すべきなのかと、悩んでしまうことがあります。線引きはどのようにしたらいいでしょうか。
A2：まずはやってみて、相手の反応を伺ってみてください。それによって相手の基準というものがわかります。次からその基準を適応させていって、自分の基準を作ってみてください。
YUKOさん
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学んだ やってみて、反応を見て判断！
デキる若手の報連相 -第1回-
2017年11月13日放送