9/29(Tue)

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 かいせつ先輩

ずっと卒業しない先輩。なんでもわかりやすく解説するのが趣味。


とある宇宙人スキュー

地球にやってきた宇宙人。地球のことをもっと学びたい。なぜか関西弁。


 

新入社員向けExcel術ー表の見せ方&計算チェックー」。それが“エクセル”を学びたい人にオススメの授業

かいせつ先輩

Excel(エクセル)は、社会人が使えるようにしたいソフトの1つだよ。

実際、会社に入社してからエクセルを使う機会が増えることも多いよね。でも、エクセルを使って表を作ったときに、「見づらい」とか「わかりにくい」とか言われた人もいるんじゃないかな。

そこでオススメしたい授業が、「新入社員向けエクセル術ー表の見せ方&計算チェックー」

本授業では、エクセルを使って作った表をわかりやすく見せる方法について学ぶことができるよ。

ただ表を作るだけでなく、見やすさを意識して表を整える方法を知って、社会人としてのスキルを磨こう。
 

ーこの授業を無料で観るー

先生名:熊野 整
 

授業概要:今や業務には欠かせないツールとなっているEXCELですが、「コピペやSUM関数くらいは使えるけど、Excelはイマイチ自信がない」というように、Excelの操作に自信がないという方もおられるでしょう。この授業では、Excelの達人である熊野整先生から、 全4回(各授業30分)で見やすい表&グラフの作り方、基本関数までを教えていただきます。この授業でEXCELの基礎知識をつけて、作業スピードをupさせましょう!

新入社員のためのExcel術
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先生の紹介

熊野整先生 外資系投資銀行+ビジネスマネージャー=エクセルの鬼

新卒でモルガン・スタンレー投資銀行本部に入社、顧客企業のM&A、資金調達案件に携わる。現在は、インターネット企業の事業マネージャー。

仕事のかたわら、主に週末に「投資銀行が教える!エクセルで学ぶビジネス・シミュレーション」セミナーを全国各地および海外で開催し、8ヶ月で2,000名以上が参加。企業研修も実施中。 2014年10月27日発売のPRESIDENTのエクセル特集も監修。エクセルの鬼と呼ばれる。

『新入社員のためのExcel術』のほか、『外資系投資銀行のエクセル仕事術』、『投資銀行流・ビジネスシミュレーションのためのエクセル入門』などエクセルの授業を担当している。


 

エクセルでできること

とある宇宙人スキュー

エクセルって、具体的にどんなことができるん?

かいせつ先輩

エクセルは、表計算を得意としているよ。関数を使うことで、数値の合計値や平均値、最大値などを素早く計算することができるんだ。計算したデータをもとに表を作れば、データがひと目でわかるようになるね。

あとは、グラフや文書を作成することもできるよ。特にデータからグラフを作ってそれを文書に載せたいときには、エクセルでまとめて処理することができるね。

エクセルといえば関数というイメージがあって、苦手意識がある人もいるんじゃないかな。でも、関数を覚えるより前の基本的なこととして、「見やすい表を作る」ことがエクセルを使ううえで重要なスキルだよ。今回は見やすい表作りに焦点を当てて、スキルを身につけよう。


新入社員向けエクセル術ー表の見せ方&計算チェックー

かいせつ先輩

ここでは、授業で先生が教えてくれた、見やすい表の作り方と計算チェックの方法を解説するよ!

仕事で作った表は先輩や上司などたくさんの人に見てもらうことになるから、見やすい表を作ることはとても重要だよね。特にエクセル初心者や新入社員は、しっかりとチェックしてね!

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熊野先生:まずこの表が完成形と何が違うかというと、縦幅です。エクセル立ち上げたときの縦幅、デフォルトといいますが、デフォルトの縦幅は狭いんですね。

表っていうのは、縦幅をちょっと広げるだけで見やすさが変わってきます。これは資料全体に言えますが、実は結構大事なのは余白なんです。

どれだけ余白を作れるかによって、見やすさ、ゆとりが結構違ってきます。特に日本語の場合はそれがあって、日本語は漢字が結構大きいんですね。なので日本語の場合は特に縦幅を広げておかないと、ちょっと見づらくなりますね。

そこで、シート全体を選択して、適当に右クリックすると「行の高さ」というのがあります。これを18まで上げます。するとグッと上がります。

次はフォントを変えていきます。このままだと、小さくしたときに数字が粗くなってしまうんですね。これはMSPゴシックというフォントが使われているので、日本語は馴染みがあるんですが英数字は粗い。

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なのでシート全体を選択して、右クリックでフォントを「Arial」に変えます。これにすると、数字の線のキメが非常に細かくなるんですね。フォントを変えるだけで、数字の見やすさは変わります。

今度は、数字にカンマを入れます。このままだと、桁数が数えにくいですよね。

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どうやるかというと、表を選択して右クリックでカンママークが出てきます。「桁区切り」っていうんですけどね。これをクリックすると、数字が読みやすくなります。

ただこれをやると、パーセンテージが全部ゼロになってしまいますので、これはパーセント表記に変えます。

選択して右クリックで「パーセント表記」。通常パーセント表記は、小数点まで入れることが多いですね。この前聞いた話だと、ある大きい銀行だと必ず2桁まで出すルールらしいです。

今度は、線を引いていきましょうか。今はグレーの線が縦横に入っていますよね。これは枠線とかグリッドラインとかいうんですけど、これを消します。

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やりかたはいくつかあるんですが1番手っ取り早いのは、シート全体を選択して右クリックで「塗りつぶし」を真っ白にすると、綺麗になります。

今度は、表を選択して線を引いていきます。よく「格子」を使う方がいますが、あまりやりたくないですね。

なんでかというと、結構線が目立ってしまうからです。エクセルの線は結構太いので、エクセルに言われたとおりに線を引くと、表が重いとかダサいとかになりがちです。

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なので線を引くときは、表を選択して右クリックして「セルの書式設定」にいきます。そして左から4つ目に「罫線」というタブがあります。

左側で線を選択して、右側で引いていきます。まず表の1番上と1番下は、少し太めにしたいですね。ここからここまでが表だと強調しておきたいので。ちょっと太めの線を上と下に入れまして、真ん中には1番細い線を入れて、OK。そうすると、見やすくなります。

今度はタイトルエリアの横線が無くても良いので、同じように選択して真ん中の線を消します。ちょっとスッキリ見えますね。

次は横幅の項目。これを揃えていきます。エクセル表は縦に並んでしまっていると、結構見づらいんですね。なので項目に段差をつけておくのがとても大事。段差はスペースを入力して1個ずつつけていきます。

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実は段差をつけていく理由はもう1個あって。今売上のところにカーソルがありますけど、Windowsの場合は「Control」キー、Macの方は「Command」キーを押しながら矢印を押すと、文字から文字に飛べるんです。

たとえば売上から費用の内訳にいきたいときは、売上から「Control(Command)」キーを押しながら、下の矢印で費用まで飛びます。そこから矢印で1段下がって、さらに下に飛ぶ。これができると早いです。

あとは横幅を調整します。文字が重なっているのでD列をビヨーンと広げたりとか。横幅を文字の幅に揃えるときは、セルの右端をダブルクリックします。

あとは数字が詰まって見えるので、数字のところをまとめて選択して、3列分まとめてビヨーンと伸ばします。これで結構見やすくなりますね。

あとは数字の寄せなんですけど、文字は左から読むので左寄せ、数字は右から読むので右寄せなんですね。すると表の上の来月という文字がどちらを指すかわかりにくいので、数字に合わせて右側に揃えます。

セルを選択して上のホームのところにある「右揃え」をクリックすると、右に揃えられます。これで表に縦線がなくても見やすくなります。

今度は色です。1つ目は、数字の色を変えます。エクセルに数字は2種類しかないんですね。自分で打ち込んだ数字と、それを使った計算式の2種類しかありません。それを明確に分けます。

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自分で打ち込んだ数字があるセルを右クリックして、数字の色を青に変えます。同じ作業を繰り返すときは、Windowsの「F4」キーを押すと、繰り返せます。

なぜベタ打ちを青に変えるかというと、エクセルっていろんな計算をしますよね。計算するときにいじれる数字は、ベタ打ちした数値だけなんですね。

計算式のところにベタ打ちしてしまうと計算が狂ってしまうので、パッと見た瞬間にどれがいじれる数字でどれがいじれない計算式かというのが明確に分かれていないと、いじりづらいんですよね。

 

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あとは、背景色ですね。数字は色分けしないと見づらいです。なので、セルを選択して右クリックして、背景色を目立たせておくと表はわかりやすくなります。

背景色は何色でも良いですが、会社のカルチャーによって変わってきますね。コーポレートカラーに合わせてもらえると良いと思います。ただ1個注意していただきたいのは、ショッキング系というか、目がチカチカするのは止めた方が良いですね。できるだけ薄い色が良いです。

これで結構表は見やすくなりましたね。見栄え1つで印象が全然違うので、是非やっていただきたいと思います。

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あとは補足で、計算チェックの仕方だけやっておきます。計算チェックはWindowsの方はおなじみの「F2」キーを押すと、中身を確認できます。もう1個覚えていただきたいのが、トレースというものです。

たとえば「このセルは、どのセルとどのセルからの計算によって成り立っているのか」、つまり参照元のセルですね。この参照元のセルを、わかりやすく矢印でビジュアル的に教えてくれるというもの。

つまり、こういう矢印を出すことができます。これをすると、チェックがしやすい。

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セルを選んだ状態で上の「数式」にある「参照元のトレース」をクリックすると、矢印が出せます。

参照先を出したいときは、上の「数式」にある「参照先のトレース」をクリックすると出せます。そして矢印を消したいときは、「数式」の「トレース矢印の削除」をクリックしてあげると消すことができます。

エクセルが使える人というと、ショートカットや関数をいっぱい知っているとかマクロが使えるとか、そう思ってしまうことがあると思います。

もちろんそれも正しいんですが、それ以前に、仕事というのはいろんな表をいろんな人で見たりするので、誰もが見やすい表を作るというのが、どんな仕事でも基本だと思います。是非そこを意識してほしいと思いますね。

 

Q&A!みんな気になる、あの疑問に先生が回答

かいせつ先輩

ここでは、「新入社員向けエクセル術ー表の見せ方&計算チェックー」から授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ!

 

Q:ほかのシートから引っ張ってくる数字の色はどうすれば良いですか?

A:ほかのシートから引っ張ってくる場合は、緑色にするのが一般的です。

この青と緑のルールは結構ユニバーサルで、金融機関とか海外だとかなり一般的ですね。ちなみに赤を使うこともあります。赤はちょっと自信ないから確認してほしいとか、いわゆる危険信号ですね。

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