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【会議を効率化しよう！】会議の生産性をUPさせる「最高品質の会議術」

2019年9月27日 8:46 更新

かいせつ先輩

仕事をするうえで避けて通れないのが、会議だよね。会議の生産性を高めたい、参加者の意識をあげたいと考えてはいるものの、具体的にどうすれば良いかわからないという人も多いんじゃないかな。

そこでオススメしたい授業が、会議の生産性をUPさせる「最高品質の会議術」。

本授業では、『最高品質の会議術』の著者である前田鎌利先生が、会議の質や生産性を最大化する方法を教えてくれたよ。会議運営に悩んでいる上司やマネージャーの方は、ぜひチェックしてみてね。

「会議の効率化」とは？

猫田くん

非効率な会議には、どんなデメリットがあるの？

かいせつ先輩

会議は1円も生み出さないから、非効率で時間がかかるほど、そして人が集まるほど無駄にお金を使うことになるんだ。それに、本来進めるべき業務を止めて会議に参加することで、仕事の進行に悪影響を及ぼすというデメリットもあるね。だからこそ、会議を効率化していく必要があるんだ。

会議を効率化するポイントは授業で先生が詳しく解説してくれたから、次の見出しをチェックしてみてね。

かいせつ先輩

ここからは、授業で先生が解説してくれた「最高品質の会議術」を学んでいくよ！明日からすぐに使える改善方法が盛りだくさんだから、できることから取り入れて会議の効率化につなげよう！

先生のご紹介

前田鎌利（まえだかまり）

書家・プレゼンテーションクリエイター/株式会社固代表取締役

1973年福井県生まれ。東京学芸大学卒業後、光通信、ジェイフォン、ボーダフォン、ソフトバンクモバイルと17年にわたり移動体通信事業に従事。2010年に孫正義社長（現会長）の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され第１位を獲得。孫社長に直接プレゼンして事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料作りにも携わった。そのスキルを部下に伝授するとともに、チームの会議も改革。超高速PDCAを回しながら、チームの生産性を倍加させて、次々とプロジェクトを成功させた。その実績より、ソフトバンク子会社の社外取締役に就任。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。大手企業でのプレゼンテーション、会議術の研修を年間200社実施している。著書：『社内プレゼンの資料作成術』『社外プレゼンの資料作成術』『最高品質の会議術』（ダイヤモンド社）など

会議の生産性をUPさせる「最高品質の会議術」

前田先生：1日の平均会議時間は、約3時間といわれています。サラリーマンの障害労働時間が約10万時間ですから、毎日会議をしたとすると生涯会議時間は約4万時間（約40%）になります。この4万時間をどう充実した時間にしていくかというのが、すごく大事なポイントになってきます。

最高品質の会議術には、3つのポイントがあります。まず1つ目が、「7割」。意思決定をするときには、7割で決めましょうというのを掲げています。僕が在籍していたSoftbankだと、孫さんがよく「孫の二乗の兵法」という言葉をよく持ち出されるんですね。このなかに7という数字があって、これは「7割で勝負をかけろ　9割まで待つと手遅れ　5割で戦うのは愚かだ」ということです。

これを資料作成に例えてみると、100%というのは期日ギリギリまで時間をかけて準備した状態です。リミットギリギリなので修正のしようがないんですね。7割というのは、期日よりも前倒しした状態です。そして上司の意思決定に耐えられるレベルの根拠データが揃っています。期日的にも直せる余地が残っていますね。じゃあ5割はというと、期日よりも前倒ししているものの上司の意思決定には根拠データが不足している状態です。この状態では精度が低すぎます。

人によって7割の定義は違うので、相手を知るというのがとても大事ですね。この7割の意思決定というのはスピードと精度がすごく大事なので、この2つを意識して進めていただきたいと思います。

続いて2つ目は、「遠慮と謙虚」です。「遠慮はするな　謙虚であれ」という言葉がありますが、どうしてもビジネスの世界では遠慮しがちです。ただ遠慮してしまうと、存在価値がないんですね。結局何のために来たのか意思表示もできないし、自分の意見も伝えられない。わからないならわからないと伝えないと、相手は理解していると思って進めてしまうので。必ず謙虚さを持ってお伝えしていただくとプラスになるので、1歩進められます。

そして3つ目は、「一座建立」です。会議を行ううえで、より良い会議にしようと気持ちを尽くすことが大事ですので、この思いを持って会議に臨んでいただけると良い会議になります。

ここからは、具体的な6つのTipsをご紹介します。まず1つ目は、「30」。これは、会議の時間を30分に設定することです。働き方改革でよく時間を短縮するとか帰る時間を早めるというのがあるので、会議の時間を30分に設定する企業さんも増えています。ただ、単純に区切れば良いというものではなく、30分の使い方が大事ですね。

人の集中力って大体15分刻みなので、15分刻みでコンテンツをスイッチしていくと集中力がある程度続きます。ですので、会議もまずインプットとアウトプットを15分ずつにしてみる。できればインプットには極力時間を割きたくないので、メールベースで共有するなどやり方を工夫するのも1つですね。できるだけアウトプットに重点を置き、インタラクティブなやり取りをして、そのなかの議題を変更していくというのがすごく有効な30分の使い方です。インプットは「情報共有のメールをしました。この件とこの件は特に確認しておいてください」という伝え方をするだけでも注意喚起を促せるので、強調の仕方を変えるのも1つの方法です。

そして2つ目が、「スタイル」ですね。会議のスタイルは1on1、少人数ミーティング、大人数が集まる定例会議などいろいろあると思います。1on1や少人数ミーティングは人数が少なく自分の権限内である程度回せたりもしますので、意思決定がどんどんできるんですね。だから結構スピート感を持って決められます。もし自分の権限を超えるものであれば担当者と一緒に上司のところに行って、相談してその場で指示を仰ぐこともできます。

ただ、定例会議まで待っちゃうとかなりスピードが落ちるので、定例を待たずに相談できる場を作っていくのが大事です。僕も自席のすぐそばに小さい椅子を置いて、絶えず相談できず環境を作るようにしていました。

3つ目は、「段取り」です。やっぱり会議をするうえで段取りはすごく大事ですので、必ず会議の前々日にアジェンダを出したり資料を出したりして、事前にみなさんに共有しておきます。これをやるとみなさんが事前に何をするかわかっていますし、それ以上に会議を主催する側はどういったものを優先的にやるか決められます。そうはいっても会議のなかで意思決定を求めるものと報告をするものというのがあるんですが、決めることを先にやって時間が余れば報告をするという配置にするだけでもかなり変わってきますね。

そして4つ目は、「フォーマット」です。フォーマットも統一すると、スピード感を持ってできます。例えば進捗管理もこのように赤・緑・黄色と色を分けておくと良いですね。赤はまずい、緑は上手くいっている、黄色は要注意ということです。進捗確認をするときは、赤い部分だけをやっていく。黄色は何かしら補足があれば担当者から話してもらうという形にすると、緑のところまでいちいちやっていく必要がありません。これはシグナル効果といって、いわゆる信号ですよね。ポジティブなのかネガティブなのか、パッと見ただけでわかるようにビジュアルで示すようにします。

あとは議題の共有や議事録というのもフォーマットを統一しておくと、議論を進めながら議事録が同時進行でできていくので便利です。会社によっては議事録作るのに1週間かかるところもあるんですよね。これは遅すぎるので、その場で議論した結果が議事録に変わり、すぐに共有できるというフォーマットを統一するだけでもかなり有効に働いていくと思います。

そして5つ目が、「ネクストステップ」です。報告をする機会はたくさんあると思いますが、報告には必ずネクストステップをつけてください。報告だけをすると「うん、それで？」と聞かれることが多いので、あまり意味がありません。報告にネクストステップをつけることで、次のアクションはこうですよというのを上司の方が理解してから話を聞いていただけるので、次につながっていきます。

そして6つ目が、「1」ですね。1というのは、1枚サマリーです。会議を行なうとき、1つの案件を最大でも15分に設定します。プレゼン3分、ディスカッション10分、意思決定2分の15分を1セットにするんですね。何も議論することがなくてプレゼンの内容で十分であれば、3分で終わります。ディスカッションを挟むにしてもある程度時間を決めておかないとずっと続いていってしまうので、必ず時間を区切ってやるようにします。

このとき、時間がなくても承認を取ろうという場合に1枚のサマリーを用意しておくと、パッと見ただけで何がやりたいのかわかります。これは1つの例ですが、左側に項目、右側に概要を記載しています。

サマリーがあれば概要を見た上司が詳細を聞いてくるので、アペンディクスを見せながらお伝えできます。アペンディクスがないと不十分だったりするので、しっかり聞かれたことに答えられるよう準備をしておきます。全部本編に入れてアペンディクスがないと説明が3分じゃ終わらないので、必ず3分で終わるシンプルなものにしておくのが大事です。

ここからは、部下育成4つのススメについてお話します。なぜ部下育成の話をするかというと、会議は生涯で約4万時間にもなりますから、その時間をただ決めることに使うだけでなく自己啓発や部下の育成にも有効に使うことが大事なんですね。

会議や資料を通して部下を育成するときは、「伝え方を変える」必要があります。大体何かあったときに指摘をするときは、どうしてもギャップを指摘しがちなんですね。「ここは違うんじゃない」とか「ここまでやってるけどここが足りない」という詰め方をされる方が多いんですが、これは結果主義の方の伝え方です。「君の結果にしか興味がない」という伝え方になってしまうので、そうではなくて「前回はここまでできていたから、今回はここまで成長できたね」とまず認めてあげる。そのうえで「あとはこの差分を頑張ろう」というのを伝えられるかどうかで部下の伸び方は全然変わってくるんです。

「自分はちゃんと理解しているから、君も自信持ってね」と伝えられると良いですね。自信を持ってもらえるとその後のアウトプットがまた変わってきますから、ぜひ認めてあげてほしいです。

2つ目は、「出る会議と出ない会議を決める」ことですね。会議には報告する会議と意思決定する会議があるんですが、報告する会議はなるべく減らしたいものです。メールを使ったりすることで減らせます。ただ意思決定をする会議でも、なるべく自分じゃなくて部下に任せる会議を増やしていってほしいんですね。自分に権限がある会議だけど、最初の2回だけ出てあとは部下に任せようという形です。任せられる方は、しっかりと上司の意向を汲まないといけないし自分だったらどうするかを考えないといけないので、考えるチャンスになるんですね。これですごく伸びて、自走力がついてきます。

なので、部下に会議を任せていく。任せることで上司が自席にいる時間が増えます。そうすることで、報連相が増えるんですね。大体忙しい上司は朝から晩までずっと会議に出ずっぱりなので、いないんですよね。いないから何か相談したくてもできない、メールを送っても会議に集中しているから読んでくれない、帰ってきても返信があるのが夕方からだと残っている人たちの仕事がどんどん遅くなっていきます。なので、なるべく任せて報連相の時間を増やすことで、コミュニケーションの時間も増やせます。

報連相というのは相手に合わせて使い分けないといけないので、部下の方も入社してから退職するまでずっと同じ上司ということはあり得ません。今どこの企業も多忙な上司の方が多いんですが、上司が几帳面なのか放任主義なのかというのは見極めていただければと思います。みなさん忙しいので結論から話すのは当たり前なんですが、几帳面な方にはなるべくこまめに進捗報告をしていただく。放任主義の方であっても、報告がないということは順調だと思ってくれるんですが、とはいえ立ち話でもいいので報告すると安心してくれます。報連相をしないと、業務怠慢だと思われてしまいます。上司の心証が悪くなってしまうので、必ず報連相も仕事なんだと認識していただきたいと思いますね。

3つ目は「ファシリテーションを任せろ」ということです。ファシリテーションも会議を回すうえで非常に大事なんですが、意思決定するマネージャーの方はなるべく意思決定に集中していただいて、ファシリテーションは部下の方に任せて経験を積ませてあげてください。そうすることでファシリテーションの難しさを実感できて会議に参加する姿勢も変わってきますし、難しいファシリテーションをこなせたときの達成感も大きくなりますので、ぜひどんどん任せていただきたいと思います。

とはいえ任せても上手くいかないことが多いので、最初は自分で示してそれを真似してもらって、上手くいかなかったら最後3分くらい自分で引き取ってフォローして、また任せるというのをやっていきます。

そして最後は、「コミュニケーション」です。まずは、人と向き合うより事柄と向き合うということですね。人と向き合うと大体喧嘩してしまうので、必ず事柄と向き合うことが大事です。そして、上の方は特に話をするよりも聞くことに時間を割いてほしいと思います。何か提案があったときにすぐ決めず、いろんな人の意見を聞いていって、そのうえで自分の意見を話すようにすると良いと思います。

話すときも、いきなり指示を出すのではなくて質問にしていくことが重要です。指示を出すと自分の頭で考えなくなって指示待ちになって受け身の人材に育ってしまうので。指示を出せば圧倒的に早いスピードでアウトプット出せるんですが、自分がいなくなったあとはもう誰も出せなくなってしまうんです。そうではなくて自走力のあるメンバーにしていくには、「なんで？」「どうして？」というのを聞いて個人で自立できるように考えてもらう機会をたくさん作っていくようにします。

Q＆A！みんな気になる、あの疑問に先生が回答

かいせつ先輩

ここでは、授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ！

Q1：1つの会議で話し合う議題が多すぎるのか、毎回時間がかかってしまいます。細分化した方が良いのでしょうか？

A1：ものによっては、細分化してください。それぞれの議論をする時間を決めて、その時間を過ぎても決められない場合は材料が足りない、事前にインプットする情報が多すぎるといった原因が考えられます。外資系企業で多いんですが、20分なら20分で決まらなかった場合は次回に流すんですね。それは内容が煮詰まっていないとか情報が足りないということなので、まずは決裁者にとって必要な情報が十分か見て、その時間で決められる内容かどうかを見直すというのがポイントです。

Q2：自分でやった方が良いと思いがちですが、任せる場合はまず何からどのように任せるのが部下育成に有効でしょうか？

A2：僕のおすすめは、資料作成です。会議で使う資料を作るところを任せて「こういう議論をする会議にしたいから資料を作ってね」というと、部下自身がいろいろ考えないと資料作成はできないんですね。資料を作るときは自分とコミュニケーションも取ってもらえますし、自分で作った資料だと自信を持ってお伝えすることもできるので、まず資料作成からスタートするのがおすすめです。

Q3：1人の話を長時間聞き続ける会議がとても辛いです。これが当たり前の雰囲気があるのですが、どこから変えていけば良いでしょうか？

A3：タイムキーパーを入れるのがとても大事です。1番長く喋る人に、タイムキーパーを任せましょう。1人1分で伝えたいことを伝えるというルールを決めると、1番喋る人がタイムキーパーすることで時間を見るので、喋るのをやめてくれます。これは相当効果的ですね。