4/28(Sun)
かいせつ先輩
Evernoteは、世界中で活用されている人気のサービスだよ。でも、とりあえずインストールしてみたけど、使い方がよくわからないと思っている人もいるんじゃないかな。
そこでオススメしたい授業が、Evernoteの基本的な使い方 -情報を記録する-。
本授業ではEvernoteの活用方法のなかでも、特に「情報を記録する」機能について学べるよ。Evernoteの使い方がよくわからない人や、基本の使い方をもう一度おさらいしたいと考えている人は、チェックしてみてね。
ーこの授業を無料で観るー
先生名：間島 ゆかり
授業の概要：「Evernoteってよく聞くけど、なんのためのツールかわからない」という方もおられるのではないでしょうか？この授業では、そのような「Evernoteをこれから始める方」を対象に、Evernoteの基本的な使い方や事例、様々な活用法などを、Evernote株式会社の間島ゆかり先生に詳しく教えていただきます。この授業を見てEvernoteを使いこなし、業務効率を上げましょう！
「Evernote（エバーノート）」とは？
かいせつ先輩
Evernoteは、情報を整理して保存するためのツールだよ。アメリカで誕生して、世界に2億人ものユーザーがいるんだ。情報の記録・同期・共有が手軽にできるから、仕事でもプライベートでも活用する人は増えているよ。
Evernoteをどんなシーンでどう活用できるかは、授業内で先生が詳しく教えてくれたよ。
間島先生：みなさんの日常生活には、ノートやメール、Webページ、新聞やテレビ、ソーシャルメディアなど、いろんな情報があふれているんじゃないでしょうか。
そういったものを記録したり、覚えなくてはならなかったりという場面も多いでしょう。Evernoteは、たくさんの情報を簡単に保存したり整理したりして、仕事や日常生活をよりスマートに、効率的に過ごすために作られたサービスです。
日常生活で記憶・蓄積したい知識や情報ということで例を挙げましたが、みなさんはこれらをどのように保存されているでしょうか？
結構バラバラに保存している方が多いと思いますが、Evernoteを使うとこうした形式の違う情報であっても1箇所にまとめて保存しておくことができるんです。
しかもEvernoteに保存しておくと、検索機能を使っていつでもどこでも情報を引き出せます。WindowsやMac、iOS、Androidといった主要なOSに対応しているので、例えばご自宅のWindowsで保存したものを、移動中にスマホで見たり編集したりできます。
ここから、いくつかEvernoteの活用シーンをご紹介します。オフィスや日常生活では、メモ代わりに自分宛にメールを送ったり、メモした紙がどこかに行ってしまったりということがあるのではないでしょうか。
こちらは、Evernoteのノートの画面です。アイデアやすべきことは思いついたその場でEvernoteにメモをしておくと、あとでなくす心配もないですし、あとでメモからアイデアを膨らませることで活用できます。
次のシーンは、旅行です。旅行のときはガイドブックやパンフレットといった紙やWebページなどさまざまな情報があると思いますが、今見たい情報が見つからないことがありますよね。また、ホテルまでの行き方を調べたいと思っても、ネット接続が不安定で調べられないということもあるかと思います。
Evernoteを使うと、旅行に必要な情報が1箇所にまとめられます。例えばパスポートや海外旅行保険証みたいな証明書や、ガイドブックなど紙の情報、Webページなどを1箇所にまとめておけるんですね。さらに、クレジットカードの緊急連絡先や日本語が通じる病院の連絡先など緊急時に必要な情報をEvernoteに保存しておくことで、ネットの接続がなくても閲覧できます。
続いてのシーンは、引っ越しです。引越しをするときって、住所の変更などいろいろ手続きをすることがありますよね。そこで申請を忘れてしまったり、持っていくものと新しく買うものの管理ができず、当日慌ただしくなってしまったりということはないでしょうか。
こちらは、新居に行ったら買うものリストとか、住所変更で届け出が必要なものリストをEvernoteに入れたものです。このようにリスト化しておくと忘れる心配がないですし、作業の漏れも防げるので安心です。
ここからは、お仕事のシーンをご紹介します。まず、議事録やセミナーのレポートです。会議やセミナーから時間が経ってしまい、当日の内容が思い出せなかったとか、テキストや紙のアンケート、写真などいろいろな情報があり、バラバラに保存してあとで見返すときに苦労したご経験はないでしょうか。こちらは、私が2015年にEvernote関連のイベントで作った報告書のノートです。
セミナー帰りの電車の中で、スマホから報告書に入れるべきことをメモしておいて写真もアップロードしておくと、報告書の下地ができるんですね。それをあとで自宅や会社のパソコンを使って綺麗にしてというふうにすると、あとでたくさん作業する必要がなくなります。メモや写真、PDF、Excelなどを1箇所にまとめておけるので、あとで必要な情報にすぐアクセスできます。
最後のシーンは、大きなイベントの企画で情報をまとめるときです。テキストや企画書ファイル、Webリンクなどの情報が散在しやすいので、一目ですべてを把握できないことがあるかと思います。
Evernoteを使うと、1つのノートにイベントに関するあらゆる情報を入れておくことができます。スピーカーの写真や議事録、やることリスト、会場のレイアウトなどをまとめられます。さらに、このノートに常に最新の情報を置くことで、社内外の人たちと情報共有するとき楽になります。
Evernoteとファイル保存サービスの違いについてはよく聞かれますが、ファイル保存サービスはフォルダを作ってその中にどんどんファイルを入れて管理するものです。
動画や高画質の写真など大容量のデータをアーカイブしておく倉庫みたいなものかと思います。一方Evernoteは、どちらかというとそばに置いておきたいものや参照したい情報を置いておく引き出しのようなものかなと思います。
Evernote（エバーノート）の基本的な使い方と活用術
かいせつ先輩
ここからは、授業内で先生が解説してくれたEvernoteの基本的な使い方を学んでいくよ！今回は、Evernoteでマーケティングを担当している2人の先生方がEvernoteで情報を記録する方法を教えてくれたから、情報をきちんと整理して管理したい方は参考にしてみてね！
先生：ここからは、実際にEvernoteを使ってアイデアや情報を記録する方法を学んでいきましょう。
まずは、ノートブック・ノートを作ります。会社で新しいプロジェクトをするときに、フォルダを作ってその中にファイルをどんどん入れていきますよね。Evernoteでは、そのフォルダにあたるものがノートブックというものになります。
これはデスクトップ版のMacで見たものになるんですが、左側のメニューの「ノートブック」をクリックしてノートブックの画面に行ったら、上に「＋新規ノートブック」があるのでクリックしてください。
そうすると画面が立ち上がるので、名前をつけて保存してください。プロジェクト名や日々行なっているタスクの名前をつけておくと、あとでわかりやすいと思います。
こちらは私が作成した「スクーの授業」というノートブックで、こちらに新しくノートを作成します。上の方に「スクーの授業内にノートを作成」というボタンがあるので、クリックしてみましょう。
そうすると画面が出てくるので、タイトルやテキストを入れていきます。箇条書きや太字にしたり、文字の色を変えたりというのも簡単にできます。このノート自体は自動的に同期されて保存されますので、保存するためにどこかのボタンを押さなくても大丈夫です。
次は、モバイルでノートブックを作成する場合です。左側がiPhoneで、右側がAndroidの画面です。
それぞれ画面で表示されているところに行って、ノートブックを作ってみてください。ノートは、ノートブックの画面に行くと現れる＋のマークをタップすると作成できます。モバイルで入力したものは、あとからパソコンの画面でもご覧いただけます。
今こうして保存した情報を、ネット接続が不安定な電車の中や海外でも見られたら良いなと思いませんか？
Evernoteにはオフラインノートブックというものがありまして、ネット接続がなくてもノートの閲覧や編集ができる機能があります。オフラインで編集したものは次にオンラインになったとき自動的に同期されるので、データがなくなってしまう心配もありません。
次は、Webクリッパーを使ったWebページの保存です。Webクリッパーは、Webページを1クリックで見たまま簡単に保存できるブラウザの拡張機能です。ブックマークでもページを保存できますが、数が増えると管理が大変になりますよね。
さらに、あとで見ようとしてクリックすると掲載が終わっていたということもブックマークではあります。Webクリッパーを使うと、そのとき見たページがそのまま保存できるので、あとで検索して見たいと思ったときも安心です。ページが消えても、Evernoteのなかにはページが残ったままになります。
Webクリッパーの使い方はとても簡単で、ブラウザ右上のゾウのアイコンをクリックして「保存」というボタンを押すだけで完了です。保存したページはノートとして保存できるので、編集することもできます。
メールで修正依頼を出すとわかりづらいこともありますが、保存したページをノートとして編集して修正依頼を出すことで、よりわかりやすくなりますね。Webクリッパーは、モバイル端末でもお使いいただけます。モバイルの場合は、「共有」メニューをタップしてEvernoteを選択してください。そして「ページを保存する」をクリックすると、すぐに保存が可能です。
ここまではWebページの保存方法を見てきましたが、皆さんが保存したい情報は必ずしも電子データとは限りませんよね。ここからは、カメラを使って紙の情報を保存する方法を見ていきましょう。カメラを使ってEvernoteに保存できるものとして、領収書やノート、名刺、ホワイトボードなどが挙げられます。
上野先生：iOSアプリでは、上の左から2番目に「カメラ」というボタンがあるのでタップしましょう。そうするとカメラが起動されるので、名刺を合わせます。どこかをタップしなくても、画面に合わせるだけで勝手に撮影してくれるんです。
下半分のところに、名前・役職・会社・メールアドレスなどがありますね。これは紙の名刺から自動的にテキストに直してEvernoteに入れてくれるんです。名刺をいただいてから連絡先を打ち直す必要がないんですね。
間島先生：紙のスキャンを使うと、こんな用途にも便利です。ご自身のものはもちろん、家族の薬の処方箋や健康診断の結果などを入れておくと、いざというときに便利ですね。
それから最近では大人の方もビジネススクールなどで学ばれることが多いので、教科書や参考書のページを保存しておけば重い本を持ち歩かなくて済みます。
続いては、オフィスファイルの保存です。お仕事でオフィスファイルを頻繁に使用する方は多いと思いますが、その場合もEvernoteに保存できます。ノートにファイルをドラッグ&ドロップするだけで保存できます。
さらにWordやPDFなどは、表示形態も選べます。左側のExcelとPowerPointは、添付ファイルとして何があるかわかるようにするオプションになっているんですが、右側のPDFファイルは中身まで表示させてノートに保存しておくというオプションです。
次に、メールを転送して保存する方法です。会社でのやりとりはメールが主流なんじゃないかと思いますが、メールのやり取りが増えると大事な情報がメールのなかに埋もれてしまいがちですよね。
そのため、忘れてはいけないものはEvernoteに転送できます。Evernoteプレミアムをお使いの場合は、アカウントに固有のメールアドレスがありますので、そのメールアドレス宛に転送すると自動的にノートとして保存できます。
最後に、Evernoteをレコーダー代わりに使う方法をご紹介します。会議や取材などで、Evernoteに音声を保存できるんですね。しかも、音声を録音しながら同じノートにメモを取ることができるんです。
ノートを開いて上のツールバーを見ていただくと、マイクのマークがあります。そこをタップして「録音」というのをクリックすると、録音がスタートします。録音が終わったら「保存」を押すと、録音は完了です。
ここでは、授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ！
Q1：ノートをカレンダーで管理したいんですが、できますか？
A1：ノートには、リマインダーがついています。例えばノートにToDoリストを書いたとして、1週間後までにやらないといけないという場合は期限を設定しておけます。その期限になったときにEvernote上で通知が出てくるとともに、メールでもお知らせするようになっています。
Q2：Evernoteアプリが使いやすくなる、おすすめ外部アプリはありますか？
A2：まず、ご紹介したWebクリッパーはぜひ使っていただきたいです。あとは入力に特化したFastEverというアプリもあります。こちらはすごく早くメモしたり保存したりできるので、使っていただければと思います。
