4/26(Fri)
働き方改革やDX化が推進される中で「最近残業が多くてプライベートの時間が確保しにくい」「生産性を上げて成果を出したい」と考えるビジネスパーソンは少なくありません。
一方、具体的な方法を見つけるには、数多のビジネス書や動画から、自分に合った情報を集めて実践するなど骨が折れるでしょう。ここではSchoo授業の内容をベースにロジックとAI分析データに基づいた「生産性の上げ方」を解説します。
＜ コース概要 ＞
このコースでは全2回の授業を通して、量をこなす仕事の仕方から質を高める仕事の仕方にスイッチするためのポイントを学びます。外資系コンサルタント・広告代理店と多忙な職種でキャリアを築いてきた羽田さんから実践的な時間術を学びたい方におすすめです。
先生プロフィール
羽田 康祐（はだ・こうすけ）
株式会社朝日広告社ストラテジックプランニング部プランニングディレクター。産業能率大学院経営情報学研究科修了(MBA)。日本マーケティング協会マーケティングマスターコース修了。外資系コンサルティングファームなどを経て現職。「外資系コンサルティングファームで培ったロジック」と「広告代理店で培った発想力」のハイブリッド思考を武器に、メーカー・金融・小売り等、幅広い業種のクライアントを支援。著書に『問題解決力を高める「推論」の技術』『無駄な仕事が全部消える超効率ハック』がある。
＜ コース概要 ＞
このコースでは全3回の授業を通して、トップ5％社員に共通する時間術のポイントを「残業沼から抜け出るスイッチ」「個人で実践している時間術」「チームで実践している時間術」に分けて学びます。やることがスキルアップやキャリアアップを目指しているけれど、時間が足りずに残業ばかりになってしまう方におすすめです。
先生プロフィール
越川慎司（こしかわ・しんじ）
株式会社クロスリバー社長/株式会社キャスター執行役員。国内および外資系通信会社に勤務、ITベンチャーの起業を経て、2005年に米マイクロソフト本社に入社。 業務執行役員としてパワポなどの責任者を経て独立。 2017年にクロスリバーを設立し、メンバー全員が週休3日・リモートワーク・複業。国内外の700社以上にコンサル提供。 ムダな時間を削減し社員の働きがいを上げながら利益を上げていく「稼ぎ方改革」の実行を支援する。
計画的に進めているはずなのに、仕事がスケジュール通りに終わらない場合や、仕事が捌けずに残業する日が続くと「もしかして自分は要領が悪いのかな」と考える方もいるでしょう。ここでは、要領が悪い状態が具体的にどのような様子なのか改めて解説します。
要領とは「物事の趣旨、要点、大事な点、などといった意味の語。またうまいやり方やコツなどの意味」です。
仕事に置き換えれば、成果そのものや成果に直結するポイントを指すと言えるでしょう。次に本項で解説した要領の意味を踏まえて、「要領が悪い」の意味も解説します。
前述の内容を踏まえると、「要領が悪い」とは物事の要点や本質を見極められていない状態を指すと言えます。仕事に置き換えれば、成果や成果に繋がるポイントを見誤って業務を遂行している状態や、目標を達成するのに必要ない作業や業務に時間を費やしてしまっている状態だと言い換えられるでしょう。
「要領」や「要領が悪い」の意味、イメージが理解できたところで、次では要領が悪い人の主な特徴を5つ解説します。
要領が悪い人は目の前の作業に集中するあまり、作業の積み重ねで成り立つ仕事の全体像や仕事によって達成すべき目標まで視野が広げられていない傾向にあります。
そのため、直近の作業の優先順位は正しく設定できても、目標達成や最終的な期限を見越した優先順位の設定ができず、目標が未達になってしまったり、プロジェクトの期限を超過して成果物を提出するような状態になってしまいやすいのです。
また、自分の能力や問題なく遂行できる業務量・業務範囲を正しく把握できていないことも要領の悪さに繋がります。
毎日同じ業務を行う場合であればスケジュールは立てやすくなりますが、ビジネスでは日々環境や状況が変わります。要領の悪い人は、急遽追加の仕事が発生した時や長期間で取り組む仕事があった時などに、自分の能力を超えた業務を調整なく引き受けたり無理な計画を立ててしまいがちです。
挑戦のために意図的に実力以上の業務に取り組むのではなく、自覚なくキャパシティを超えた仕事を引き受けている場合はチーム全体の目標達成を妨げたり、個人で設定した目標を達成できない状況に繋がりやすくなります。
要領が悪い人はこだわりが強い上、完璧主義の傾向があります。そのため、先輩や上長から仕事を頼まれた場合、完成イメージ（成果を出すために抑えるポイント）を確認しないまま自分のこだわりを反映した状態で仕事を終え、成果物を提出した際に差し戻しが発生する場合も少なくありません。
ここまで解説してきた「要領が悪い人の特徴」は個人が生まれながらにして有している気質や、経験や生活環境に基づいた考え方が影響しています。
これらは個人の性質や過去の経験が関係しているため、修正するには時間がかかります。一方、現在の仕事の仕方が要領の悪さに繋がっている可能性もあります。その代表例が「仕事を抱え込んでいる」です。
誰にも不得意な業務があったり、専門外の知識が必要な場面が訪れます。このような場面では自分が不得意な業務を逆に得意としている人に頼ったり、自分の専門外の知識を有している人に相談することで仕事が進みやすくなります。しかし、要領が悪い人は対人関係に関する自信の無さや、コミュニケーション量の不足などの理由で仕事を抱え込んでしまうのです。
要領が悪い人は、身の回りの整理整頓や仕事における情報の整理が苦手な傾向にあります。
デスク上の書類や情報を整理するには必要なものとそうではないものの判別をしたり、まとめることが必要ですが、業務の要点が抑えられていないとその判断ができず、取り合えず置いておくという状態になりがちなのです。また、それによって必要なものがすぐに出てこず、更なる業務効率の低下にもつながります。
ここからは、要領が悪い人の特徴に対して要領が良い人にはどのような特徴があるのか解説していきます。
要領が良い人は仕事が速く、提出する成果物の質も高い傾向があります。Schooオリジナル授業『AI分析でわかった「トップ5％社員」に共通する「時間術」』の講師・越川慎司さんによれば、要領が良い「トップ5％社員」に共通するタスク遂行には以下のようなパターンがあると言います。
つまり、要領が良い人は初動が速い上、仕事の目的と目標を正しく把握できるよう行動するため、必然的にアウトプットの質も高くなるのです。
要領が良い人は結果的に人間関係を円滑に保てると言えます。なぜなら仕事が速く、アウトプットの質も高いため、チームメンバーや関係者から信頼されやすい傾向にあるからです。
また、目的ドリブンで仕事をするため、自分の専門外の知識が必要な場合や問題が発生した場合にも上手く人に頼り、相手を尊重する行動に繋がる点も円滑な人間関係に繋がると言えるでしょう。
また要領が良い人の初動の速さはシンプルな思考が関係しています。目的を達成するために仕事をするため、目的達成の妨げになるネガティブな感情や思考、行動はしないのです。また思考が目的ドリブンでシンプルなので、行動の軌道修正もしやすい傾向があります。
Schooオリジナル授業『AI分析でわかった「トップ5％社員」に共通する「時間術』の講師・越川慎司さんによれば、要領が良い「トップ5％社員」は上図のように、過集中で仕事の質を判断できない状態にならないよう、適度に休む傾向があると言います。
また血流の悪化によって集中力が途切れないよう、飲み物の補充をはじめとした行動で適度に席を立っている点も要領が良い「トップ5％社員」に共通して見られた行動です。
ここからは要領が悪い人が抱えやすい代表的な悩みを解説します。
要領が悪い人はこだわりの強さや段取りの悪さから、チームに貢献できるような成果を出しにくい傾向があります。そのため、周囲から仕事上で信頼を得にくい場合が多いです。
「自分がここに居て良い」と感じられる心理的安全性の低下は結果的に仕事の効率も下げるため、要領が悪いことによって、さらに仕事が進まず、成果も上げにくい悪循環に陥ってしまうと言えるでしょう。
要領が悪い人はチームの一員として求められている成果（資料のテーマや品質、目標数値など）や、それに不随する仕事の目的を把握できていないため、独りよがりの仕事をしやすく、評価の対象となる成果を上げにくい傾向があります。
要領が悪い人は不要な業務にも手を付けている場合が多いため、残業時間も増える傾向にあると言えます。そのため、「こんなに頑張っているのに成果が出ない」「この仕事に向いていなかったのかもしれない」と悩んでしまいやすいのです。
要領が悪いと周囲と比較して仕事の進みが遅く、チームワークが苦手になる傾向があります。
また要領が悪い人の中には、元々自分のペースで行動したり仕事を進めたいと考えている人もいます。このような人の場合は「残業時間を減らそう」「効率良く仕事をしよう」と考え至らないため、スピード重視の職種や社風では周囲の和を乱してしまうでしょう。
前項では要領が悪い人が抱えやすい悩みを解説しました。要領の悪さはチームワークで成り立っている組織に在籍する中でデメリットになることが理解できたのではないでしょうか。しかし、要領が悪い人にも以下のような長所があります。
要領が悪い人は仕事の全体像より目の前の仕事に集中する傾向があるため、1つ1つの仕事が丁寧です。また向上心がある人の場合は「要領が良くない」と悩みながらも努力や挫折から学ぼうとするひたむきさが評価される場合もあるでしょう。
ここからは要領良く仕事をこなす効果的な方法をまとめて解説します。要領良く仕事をして、仕事関連のインプットを増やしたり、ワークライフバランスを保ちたいと考えている方はぜひ参考にしてくださいね。
要領良く仕事をするために最も重要なのは「無駄な仕事（＝成果に繋がらない仕事）を見極める」ことです。そのため、常に仕事の目的を意識すると良いでしょう。
目的を理解した上で仕事に臨めば、成果に繋がる仕事から優先順位を高く設定し、順序良く仕事がこなせるようになります。
また、目的を把握することで当初想定されていた方法よりもより効率的な方法で対応できるようになったり、成果物が依頼者の期待とズレにくくなります。
特に「〇〇の資料を作っておいて」「〇〇の情報を集めて」など、作業ベースでの仕事を依頼された時は注意が必要です。
目的をよく確認せずに作業を始めてしまうと、意図と異なる成果物となり差戻しが発生しがちです。更には目的達成のためには実はその作業自体をする必要がなかったということも起こりえるので、要領よく仕事をするためには目的を常に把握しておきましょう。
また仕事の量より質を上げる工夫をすることで、結果的に多くの仕事がこなせるようになり、要領が良い人に近づけるでしょう。
Schooオリジナル授業『いい加減な人ほど生産性が上がる超効率ハック』の講師・羽田康裕さんによれば、効率的に仕事をするためには「量をこなそう」と考えるのではなく、「仕事の質を上げよう」と考える視点の切り替えが必要だと言います。
つまりやみくもに努力するのではなく、努力しなくても良い仕組みを工夫して作り出すことが「要領の良さ」に繋がると言えるでしょう。
また仕事の質を上げるためには上図のように成果を上げるために必要な情報が何もしなくても集まるような工夫をし、労働時間を減らすことで高い成果に繋がると考えられています。
仕事は複数の工程が組み合わさり、成果へと繋がります。そのため、すべての工程で完璧を目指すのではなく、あくまで最終的な成果を上げることを目的にして、自分の知識や処理能力の範囲内で余裕をもってこなせるスケジュールを立てましょう。
また、特に締め切りまでの時間的余裕がない急ぎの仕事や、作業ボリュームが大きな仕事の場合、あとから差戻しや修正が大量に入ると挽回ができなくなってしまいます。そのためスケジュールに大幅な変更が起こらないように、成果物が20％程度仕上がったら一度上長や関係者に提出し、修正点がないか確認するのも効果的です。
マイペースな気質が要領の悪さに繋がっている人の場合は、仕事に取り掛かる前にルーティンを設けたり、目標達成のご褒美を用意することで初動の速さや集中力の持続を叶えられます。代表例としては、自分の不得意な作業に着手する前の深呼吸や、プロジェクトが終了したらお気に入りのレストランでの食事などが挙げられます。
人は誰しも、億劫な事や気乗りしない事に取り組むときは効率が悪くなりがちです。習慣化をすることでそのタイミングでのモチベーションに左右されずに、安定したパフォーマンスを出しやすくなるのです。
要領が悪い人は自分の業務範囲しか見えていない傾向があるため、プロジェクト全体の目標や進捗、課題、プロジェクト関係者の様子にも目を向けて、変化する状況に合わせて柔軟な対応ができるようにしましょう。柔軟な対応によって、アクションの修正やスケジュールの調整が可能になるため、仕事の質が上がりやすくなります。
例えば全社向けにプレゼン資料の作成をするとします。このような場合は前もって関係者のスケジュールを確認・調整した後、資料作成のスケジュールを決めます。そして関係者の予定に変更があった場合は計画も早めに変更しましょう。具体的には、資料チェックを依頼している上司に急な出張が入った場合、当初予定を前倒しで資料提出する、チェック者を他の人に変えられないか確認するなどの対応が考えられます。
前述したようにやみくもな努力をしなくて良い工夫が要領の良さに繋がります。その一つが「マニュアル作成」です。
マニュアルを活用することで業務フローが見える化され、各工程で進め方を考えたり、情報を集める必要がなくなります。また、マニュアルを作成することによって業務が属人化せず、一部を他のメンバーに任せたり、引継もスムーズになります。
要領の悪さを改善するには、成果と目的を正しく理解した上で正しい優先順位づけや余裕を持ったスケジューリングが必要です。また要領の良さを体得するには「仕事の量をこなす」思考から「仕事の質を上げる」思考にシフトすることが欠かせないでしょう。
