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【行動力の教科書】成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方

2019年9月27日 9:05 更新

かいせつ先輩

やらなきゃいけないことがたくさんあるんだけど、行動力がなくてなかなか終わらせられないという悩みを抱えている人も多いんじゃないかな。適切に行動力を発揮することができれば、仕事でももっと早く成果を出せるはずだよね。

そこでオススメしたい授業が、【行動力の教科書】成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方。

本授業では、仕事の生産性を高めて本来の力を発揮できるようにする頭の中の整理術を学べるよ。行動力を出して今すべき仕事に取り掛かるためのヒントが詰まっているから、チェックしてみてね。

「行動力」とは？

猫田くん

そもそも、行動力って何？

かいせつ先輩

行動力は、自分の意思で積極的に行動を起こせる能力のことを指すよ。やらなければならない仕事を見極めて、やり始める力も行動力だね。

行動力と似た言葉に実行力というのがあるけど、実行力は計画に沿って実行していく力のことなんだ。行動力は必ずしも計画が必要ではなく、目的を明確にして行動に移すという意味があるね。

行動力を身につけるために「気合いを入れる」「根性を出す」というような精神論を重視する人も多いけど、実は気持ちだけで行動力は身につかないんだ。行動力の出し方については、後ほど詳しく紹介するね。

かいせつ先輩

ここからは、授業で先生が解説してくれた、行動力を高めるための「段取り術」について学んでいくよ！段取りに注目することで、適切に行動力を出せるようにしよう！

先生のご紹介

鈴木進介（すずきしんすけ）

思考の整理家／株式会社コンパス　代表取締役

25歳で起業後、「経歴なし・金なし・人脈なし・ノウハウなし」の4重苦からスタートしたため、3年以上まともに給与が取れずに挫折続きの生活を送る。その後、思考を整理すれば問題の9割が解決していることに気づき、思考の整理術に開眼。以来、10年以上にわたり研究を独自に重ねて体系化。難しい問題を優しく解きほぐす「思考の整理術」は、フリーランスやベンチャー企業、東証一部上場企業まで幅広く支持され、コンサルティング実績は100社以上、研修は年間100日以上登壇、の講演受講者数は1万人を超す。いま、経営者の意思決定支援や次世代リーダーの育成で圧倒的な支持を得ている注目株。また、ラジオ、テレビ出演を果たした他、現在は作家としての活動にも力を入れ、著書に4万部のロングセラーとなった『1分で仕事を片づける技術』（あさ出版）などこれまでに11冊を発表している。

行動力の教科書 -成果を出すための最短・最速・最適な仕事の進め方-

鈴木先生：行動力という言葉を聞くと、どうしても気合いや根性みたいなものがイメージされると思います。情熱を持って行動される方は素晴らしいと思うんですが、情熱ってリバウンドしてしまうんですね。だから感情にコントロールされているうちは、行動力って上がらないんです。いかに気合いや根性に左右されない適切な努力をしていくか、ということが重要です。気合いや根性に頼っていると、結局何から始めたら良いのかわからないということが起きてしまいます。

そこで、1つの発想方法です。まず「あれも、これも」やりたい、やらなきゃという積み重ねの足し算の発想ではなく、「あれか、これか」とシンプルな選択と集中を繰り返すことで、今自分は何に集中しなければならないのかを見極める。これが無駄な努力か適切な努力かの分かれ道になります。

ただ行動すればいいってもんじゃないんですね。一見行動力がありそうでも、成果が上がらない人というのは残念ながらいます。その人たちの頭の中に浮かぶメッセージが、「とにかく」、「とりあえず」、「念のために」です。すると、遠回り・堂々巡り・空回りを起こします。やみくもな行動は、すべて自分自身の足かせになってしまうんですね。

大切なことは、「目標」と「時間の重点配分」が完全一致しているのが、本来のあるべき姿だということです。やみくもにあれもこれもと並列的に動かしていても、すべてが中途半端という残念な結果になります。本来自分が目標達成のためにやらなければならないことや時間をかけなければならないことにたくさん時間を取れている努力のことを、筋が良い努力（時間）といいます。段取りをするときに、筋が良い仕事ってなんだろうと整理することが段取りのステップ1になります。

とはいえ、実際はしばらく経つとこれも忘れていると思います。そこで、どうすれば少しでも熱を維持できるか考えましょう。僕は、筋の良さを見失わないために、定期的に自分に質問することを推奨しています。結果を出すために、自分は今何に集中するのが本来のあるべき姿か。そして、今の仕事のやり方は本当に正しいだろうか。1日3回自問自答すれば段取りのメンテナンスにもつながるので、筋の良さを見失うことを少しでも予防できます。スマートフォンのリマインド機能を使って時間になったら通知されるようにするのも、1つの方法ですね。

続いては、段取りの前に必要なことのお話です。いくら段取りをしても、結局着手してみないと何が筋が良くて何が悪いのかわからないというご指摘もありますが、おっしゃるとおりです。じゃあ、どうやれば着手しやすくなるか、そして着手しやすくなる段取りとは何なのかということに触れていきたいと思います。

仕事のスピードが上がらない、あるいは仕事に着手するまで自分の腰が重くてスピードが上がらないということは誰しもあると思います。まずはどこに原因があるのかを究明し、次に解決策を考えるという2ステップをおすすめします。私が最も根本的な原因だと考えているのが、人は大きな単位で仕事を捉えすぎているんじゃないだろうかということです。例えば、やってみたら実は大したことがなかったという経験はあると思うんですね。人間は悲観的に考えやすいともいわれていますから、実態以上に被害妄想が膨らんでいくものなんです。だったら逆の発想で、小さく切り刻んでいけばいいんじゃないかということです。

そこで私が提唱しているのが、仕事という言葉の再定義です。仕事という言葉を分解すると「仕分ける事」になる、と私が勝手解釈をしています。左のブロックのように大きく仕事を捉えるのではなく、右のブロックのように小さく仕分けをすることで、「これだったらすぐできる」と不安や面倒くさい気持ちを払拭できます。さらに抽象的なものを小さくすることで具体化されるので、一石二鳥にも三鳥にもなります。

特に不安や面倒くささという足かせにはまってしまうリスクがある仕事としては、このようなものがあります。先延ばしのリスクがある仕事こそ、仕分けが効いてくると解釈してもらえると良いかなと思います。

続いては、優先順位のつけかたについてです。私は、優先順位と考えるのをやめませんかと言っています。何をやるかの順番を決めることが、優先順位です。我々の思考は放っておくと、あれもやらなきゃこれもやらなきゃとどんどん足し算になってしまうんですね。ところが足し算になっていくと、限界がきます。優先順位をいかに入れ替えたところで、仕事の総量を削減しない限りは時間の短縮は難しいです。

そこでおすすめしているのが、何を優先的にやるかではなく、何を捨てるか。優先順位と相対する言葉として、「劣後順位」をご提案したいと思います。優先順位でいう下位の仕事を先に決めておき、残ったものにしっかり集中するということです。優先順位が質の向上であれば、劣後順位は量の削減になります。量と質の両輪で改善をしていかないと、段取りや行動力は一向に上がっていかないと捉えていただきたいと思います。

毎日ToDoリストを作っている方も多いと思いますが、「引き算リスト」を作ってみてはいかがでしょうかというのが私のご提案です。例えばこのように作業A〜Eがあると書き出したら、そもそも仕事量を減らせないかと考えます。引き算をすることで、ToDoリストのバージョンアップをしていただきたいんですね。減らせる仕事を考えることで、自分が今日体を使って100%の力でやらなければならない仕事、つまり筋が良いフォーカスすべき仕事というのはCだけになります。じゃあCに時間をたくさん使うことが、目標達成に直結していくということです。

続いて、仕事の負担を軽くする方法です。引き算リストを作って仕事の負担を軽くしましょうというお話ですが、その負担を軽くする方法や切り口のポイントをいくつかお伝えします。

1つ目は、「他人の力」を借りて自分のタスクを減らす方法です。まず、日頃の人間関係は大事です。無茶振り相手との人間関係は、よく作っておきましょう。次に、タスクなどの情報共有。どういう業務をほかの人がやっているのかというのを、週1回10分でも良いので共有しましょう。これで遅れている人は助け合おうという空気が作りやすくなります。それから先に相手の予定を仮押さえすることです。困ってからお願いすると相手も困るので、早めに伝えておきましょう。それから、立場が下の方にお願いする場合は指示命令ではなく、質問や相談口調で相手にお願いをしてみてください。そして、仕事を大きく渡すと失敗されるリスクがあるので、小さくお願いしていって全体ができるようになってから初めて丸投げしましょう。

2つ目は、「6割仕事の見極め」です。完璧にするべき仕事と、必ずしも完璧でなくても良い仕事を段取りのときに分けておきます。6割の仕事と10割の仕事をToDoリストのなかで色分けするというのも1つの方法ですね。

特に100%が求められる仕事としては、お金が絡むこと、契約書や社内規定のように法律やルールが絡むこと、そして顧客のクレームのようにトラブルに発展しそうなもの、この3つは常に100%を意識していただくと良いでしょう。一方、考える・調べる・教えるに関しては、時間をかけすぎなくても良い。むしろ日にちを分割したり他人から意見をもらったりしながら徐々にバージョンアップした方が、より早く良いものができます。

そして3つ目は、「仕組み化」です。感情や記憶、スキルに頼らず自動的にほかの人でもできるように「型」を作ることですね。型さえ作っておけば、気持ちが乗らない日でも自分が出張で現場にいなくても、そのパターン通りにやれば一定レベルのスピードが保てます。時間のムダが省ける、ミスがなくなる、そして人に任せることができるというメリットがあります。

どういうものを仕組み化すれば良いのか。1つ目は、繰り返し業務です。ひな形や手順書を作ったり、ショートカットキーを覚えたりですね。それから、忘れそうな業務。記憶に頼りすぎるというのが1番怖いので、チェックシートを設けたりとかリマインド機能をつけたりすることで忘れることを防げます。そして、自動化できる業務。IT化できるものは、徹底的にIT化しましょう。

Q＆A！みんな気になる、あの疑問に先生が回答

かいせつ先輩

ここでは、授業を受けた方の質問とそれに対する回答を紹介していくよ！

Q1：先生はSchooの講師を引き受けたとき、どのような段取りに分解しましたか？

A1：私の場合はプロセス分解と呼んでいまして、どういう作業が発生するのかを考えました。まず、講座のタイトルはどうしようかな。目次はどうすればいいかな。そして、どういう原稿を書けばいいのか1回メモに箇条書きしよう。そして今回のレジュメはパワーポイントなんですが、パワーポイントのパーツを作りました。この項目を、この順番で並べていこうと。

次の作業として、それぞれの枠組みにランダムで良いからメモ書きをしました。それができたら、図にできるところは図にして色をつけられるところは色をつける装飾。最終的には自分で清書を仕上げて声に出して読み、Schooさんでチェックをしてもらいました。この段階を1回メモ書きして、今日中にやらなければならないのか、それとも明日に回しても良いのかを分解しましたね。